上記とは何か？意味や使い方、例文を徹底解説【ビジネスメールでも失敗しない】

「上記とは何？」と疑問に思う方のために、ビジネスメールや会話でよく使われる「上記」の正しい意味や使い方、例文を徹底的に解説します。
普段何気なく使っている言葉ですが、その本質やマナーを知っておけば、よりスマートに伝えられるようになります。

上記とは｜意味や使い方をわかりやすく解説

「上記」はビジネスシーンや日常会話で頻繁に用いられる便利な言葉です。
正しい意味や使い方を理解することで、文章やメールの信頼性が高まります。

上記の意味｜何を指す言葉なのか

「上記」とは、文章や話の中で「前に書かれた内容」や「直前に述べた事項」を指し示す日本語の表現です。
たとえば、メールや文書で何かを説明した後、「上記の内容をご確認ください」と使うことで、「先ほど述べた事項」を簡潔に伝えることができます。
「上記」は、同じ文章内や一連の流れの中で言及した内容を再度参照する際にとても役立つ表現です。
このように、「上記」は指示語の一つであり、内容を繰り返さずに済む便利な言葉です。

また、「上記」と対になる言葉として「下記」があります。
「下記」は「これから書くこと」「以降に記載する内容」を指すのに対し、「上記」は「すでに書かれた内容」や「上に示したこと」を表します。
メールや文章を分かりやすくまとめる上で、「上記」「下記」の違いを理解しておくことはとても大切です。

上記の使い方｜ビジネスメールや文書での例

ビジネスメールでは、「上記」を使う場面が多く存在します。
たとえば、複数の情報を伝えた後、まとめて確認をお願いしたい場合や、何かを依頼・案内する際に「上記の通り」「上記の内容」「上記について」などと表現します。
具体的な例文をいくつか挙げてみましょう。
・上記の内容に問題がないかご確認ください。
・ご不明点がございましたら、上記担当までご連絡ください。
・上記の件、よろしくお願いいたします。

このように、「上記」は繰り返しを避け、簡潔かつ明確に伝えるための表現として非常に便利です。
特にビジネスメールや報告書、議事録など、複数の情報を整理して伝える際には頻繁に登場します。
また、「上記の通り」や「上記の件」というフレーズは、文末や要点のまとめ部分でよく使われます。

上記の正しい使い方｜注意点とポイント

「上記」を使う際には、いくつか注意すべきポイントがあります。
まず、「上記」はあくまで直前の内容や、段落の少し上で列挙した項目などを指す言葉です。
文章が長くなった場合や、複数の話題が混在している場合、どの内容を「上記」と指しているのかが曖昧になることがあります。
そのため、「上記」の直前に対象となる具体的な内容を明確に記載することが大切です。

また、口頭での会話よりも文章やメールで使われることが圧倒的に多い表現です。
口頭の場合、「上記」ではなく「さっき言ったこと」「先ほどの話」など、より自然な言い方に置き換えると伝わりやすくなります。
さらに、目上の人や取引先に対して使う場合は、「上記の件につきまして」など、丁寧な表現を心がけると良いでしょう。

上記の類語・関連語と違いを解説

「上記」と似た意味を持つ言葉や、関連する表現についても理解しておくと、より適切に使い分けることができます。
ここでは、主な類語や関連語、その違いを詳しく解説します。

上記と下記の違い｜正しい使い分け方

「上記」と対になる言葉として、「下記」が挙げられます。
「上記」は「すでに述べた内容」を指すのに対して、「下記」は「これから述べる内容」や「以降に記載する情報」を指します。
たとえば、文書やメールで詳細な説明やリストを記載する際、「下記の通り」「下記の内容」「下記ご参照ください」といった表現が使われます。
一方、「上記」は既出の内容を再度参照する場合に使うという違いがあります。

この違いを理解して使い分けることで、文章の論理構成が明確になり、読み手にとっても分かりやすくなります。
とくにビジネス文書では、「上記」「下記」を正しく使い分けることで、伝えたい情報を的確に伝えることができます。

「前述」「上述」との違い

「上記」と似た意味を持つ表現として、「前述」「上述」があります。
「前述」は「前に述べたこと」、「上述」は「上で述べたこと」という意味で、どちらも「すでに書かれている内容」を指します。
ただし、「上記」はより具体的に「上に記載された内容」というニュアンスが強く、視覚的な位置関係（上にある内容）を示す場合に用いられる点が特徴です。
一方、「前述」「上述」は文章全体の流れの中で使うことが多く、必ずしも「上の方にある」内容だけを指すわけではありません。

そのため、公的な文書や論文などでは「前述」「上述」を使い、ビジネスメールや社内文書では「上記」が多用される傾向があります。
内容や状況に応じて、適切に使い分けることが重要です。

「該当」「当該」との違いと使い分け

「該当」や「当該」も、ビジネス文書や公式な通知文でよく使われる言葉です。
「該当」は「条件や内容に当てはまること」、「当該」は「その問題となっているもの」「その関係するもの」を指します。
たとえば、「該当する項目」「当該部署」などのように使いますが、「上記」とは指し示す範囲や意味が異なります。
「上記」は「すでに述べた内容」を指し、「該当」「当該」は「条件や対象となるもの」を指すため、混同しないように注意しましょう。

また、「上記」と「該当」「当該」を組み合わせて使うこともあります。
「上記該当者」「上記当該案件」などと表現することで、より具体的な指示や説明が可能になります。
正確な意味を理解して、適切に使い分けましょう。

上記の例文と使い方｜ビジネスメールで失敗しないポイント

実際のビジネスメールや文書で「上記」を使う際の例文と、使い方のコツをご紹介します。
また、失礼にならないための言葉遣いや、注意すべきポイントについても解説します。

ビジネスメールでの「上記」実用例

ビジネスメールでは、「上記」の使い方次第で印象が大きく変わります。
例えば、取引先や上司に対しては丁寧な表現を心がけましょう。
以下に実際によく使われる例文をいくつかご紹介します。
・上記の件、ご了承いただけますと幸いです。
・上記についてご質問がございましたら、ご連絡ください。
・上記内容で手続きを進めてよろしいでしょうか。
・上記日程でご調整をお願いいたします。
・上記のご案内をご確認いただけますと幸いです。

どの例文も、「上記」を使うことで前述の内容を簡潔に示し、相手に再確認や対応を求める場面で活躍します。
特にメールで複数事項を伝えた後、最後に「上記の通り、何卒よろしくお願いいたします」とまとめると、文章が引き締まります。

上記を使うときの注意点｜マナーと配慮

ビジネスシーンでは、相手に失礼のないよう表現や順序に注意が必要です。
「上記」だけでは伝わりにくい場合や、内容が複雑な場合は、対象となる内容を具体的に補足することで分かりやすくなります。
たとえば、「上記のA案件について」「上記日程にて」など、内容を明確にして使いましょう。
また、目上の方や初対面の方には、「上記の件につきまして」など、少し丁寧な言い回しを加えるとより良い印象を与えます。

一方で、「上記」ばかり多用すると、文章が味気なく感じられることもあります。
適度に「先ほどご案内した内容」「前述の通り」など、バリエーションを持たせて表現することも大切です。

上記を使わない表現との違い

「上記」を使わずに、内容を繰り返し記述する方法もありますが、それでは文章が冗長になりがちです。
特に長いメールや報告書では、「上記」を活用することで要点を簡潔にまとめることができます。
一方で、相手が「上記」が指す箇所をすぐに理解できない場合もあるため、読み手の立場に立って分かりやすい表現を心がけることがポイントです。

たとえば、短いやり取りや重要な部分では、具体的に再度内容を記載することで、誤解や見落としを防ぐことができます。
状況に応じて「上記」と他の表現を使い分ける柔軟さが重要です。

まとめ｜上記の正しい意味とビジネスでの活用法

「上記とは、文章や会話で「すでに述べた内容」を指し示す便利な日本語の表現です。
ビジネスメールや文書で頻繁に用いられ、繰り返しを避けて簡潔に情報を伝えることができます。

「上記」と「下記」や「前述」「上述」「該当」「当該」などの関連語の違いを理解し、状況に応じて適切に使い分けることで、より伝わりやすく、スマートなコミュニケーションが可能になります。
ビジネスシーンでは、丁寧な表現や補足を加え、相手に分かりやすく伝えることを常に意識しましょう。
「上記」を正しく使いこなして、より洗練された文章を目指してください。

用語	意味	主な使い方
上記	すでに述べた内容	上記の内容、上記の件など
下記	これから述べる内容	下記の通り、下記ご参照など
前述	前に述べたこと	前述の通り、前述した内容
上述	上で述べたこと	上述の件、上述の通り
該当	条件に当てはまること	該当項目、該当者
当該	その関係するもの	当該部署、当該案件