お伝えさせていただきましたの正しい使い方・ビジネス敬語例を徹底解説

「お伝えさせていただきました」という表現は、ビジネスシーンで頻出する丁寧な敬語の一つです。
しかし、正確な意味や使い方を理解していないと、過剰な敬語や二重敬語とみなされることもあります。
今回は、「お伝えさせていただきました」の意味や正しい使い方、類語、注意点について分かりやすく解説します。
ビジネスメールや電話で相手に失礼のないよう、ぜひ参考にしてください。

お伝えさせていただきましたの意味と特徴

「お伝えさせていただきました」は、相手に何かを伝える行為について、丁寧に報告・説明する際に用いられる表現です。
主にビジネスメールや電話で、既に何かを伝え終えたことを敬意を込めて伝える場合に使います。
「お伝えする」に「させていただく」という謙譲表現を加えることで、自分が伝える機会をいただいたことへの感謝や配慮を示します。

一方で、この表現は言葉がやや長くなりがちで、使いすぎると不自然・くどい印象を与えることもあるため、シーンや相手に合わせた適切な使い方が重要です。

「お伝えさせていただきました」の構造と敬語レベル

「お伝えさせていただきました」は「伝える」という動作を、謙譲語「お伝えする」にし、それにさらに「させていただく」を加えています。
「させていただく」は、相手の許可や恩恵を受けて自分が行動することを強調する表現です。
つまり、「伝えることを許可してくださり、ありがとうございます」という感謝や配慮が込められています。

このように、非常に丁寧な敬語表現であるため、目上の人や取引先など、特に丁寧な言葉遣いが求められる場面で適しています。
ただし、社内や親しい同僚など、カジュアルな関係性ではやや堅苦しく感じられることもあります。

使うべきシーンと避けるべきシーン

「お伝えさせていただきました」は、ビジネスメールや電話、会議などで、第三者や上司・取引先へ報告する際に使われることが多いです。
例えば、「先ほどお客様にご案内内容をお伝えさせていただきました」など、自分が伝えたことを丁寧に説明するシーンでよく使われます。

一方、日常会話や親しい間柄で使うと、過剰に丁寧すぎて違和感を持たれることもあります。
また、同じ文章内や会話で何度も繰り返すとくどい印象になるため、簡潔な「お伝えしました」などと使い分けましょう。

「お伝えしました」との違いと使い分け

「お伝えしました」は、「お伝えさせていただきました」よりもシンプルで、ややカジュアルな敬語表現です。
どちらも「伝えた」ことを意味しますが、「させていただきました」には相手への配慮や感謝のニュアンスが強く出ます。

例えば、上司や取引先、お客様など目上の方には「お伝えさせていただきました」、
社内の同僚やフランクな相手には「お伝えしました」と使い分けると良いでしょう。
状況や相手によって適切な表現を選ぶことが大切です。

お伝えさせていただきましたの例文と類語

実際のビジネスシーンでどのように使われるのか、具体的な例文とともに類語や言い換え表現についても紹介します。
状況に応じて使い分けることで、より自然でスマートな印象を与えられます。

ビジネスメールでの例文

ビジネスメールでは、相手に報告や通知をしたことを丁寧に伝えるために「お伝えさせていただきました」がよく使われます。
例えば、「ご依頼いただきました内容につきまして、先方にお伝えさせていただきました。」というように、報告の文章として使用します。

また、「ご要望の件、担当部署へお伝えさせていただきましたので、今しばらくお待ちください。」など、相手への配慮を強調したい場合にも有効です。

電話対応や会話での使い方

電話や対面での会話でも、「お伝えさせていただきました」は非常に丁寧な印象を与えます。
例として、「本件については、責任者にお伝えさせていただきましたので、ご安心ください。」といった形で、相手の不安や疑問に丁寧に対応する際に使えます。

ただし、話し言葉では「お伝えしました」と短く言っても失礼にはなりません。
状況や相手の雰囲気に合わせて調整すると良いでしょう。

類語や言い換え表現

「お伝えさせていただきました」の類語には、「申し伝えました」「ご報告いたしました」「ご案内申し上げました」などがあります。
それぞれニュアンスに違いがあるため、用途に応じて使い分けることが大切です。

例えば、「ご要望を担当部署に申し伝えました」はより形式的で堅い印象、
「ご報告いたしました」は情報共有や進捗報告の場面で使われます。
柔軟に選ぶことで、より適切なコミュニケーションが可能になります。

お伝えさせていただきましたの注意点とマナー

どんなに丁寧な敬語表現でも、使い方を間違えるとマナー違反や違和感につながります。
「お伝えさせていただきました」を使う際に気をつけたいポイントを詳しく解説します。

二重敬語にならないよう注意

「お伝えさせていただきました」は、謙譲語＋謙譲語という形ですが、
この組み合わせ自体は日本語として許容されています。
ただし、「ご連絡させていただきました」「ご説明させていただきました」など、
すべての動作に「させていただく」をつけると、くどくなり、機械的な印象を与えやすいので注意しましょう。

また、「お伝え申し上げさせていただきました」など、過度な敬語の重複は避けるべきです。

簡潔な表現との使い分け

「お伝えさせていただきました」は非常に丁寧ですが、
相手やシチュエーションによっては「お伝えしました」「ご連絡しました」など、
簡潔な表現で十分な場合も多いです。

特に社内メールや日常的なやりとりでは、冗長な敬語よりも要点を押さえた文章が好まれます。
状況を見極めて表現を選びましょう。

正しい日本語としてのポイント

「お伝えさせていただきました」は、自分の行動が相手の許可や恩恵によるものであるときに使うのが本来の形です。
そのため、勝手に何かを伝えた場合や、相手からの依頼がない場合には「お伝えしました」の方が自然です。

また、「お伝えさせていただきます」と未来形で使う場合も、
「ご要望があれば、担当者にお伝えさせていただきます」のように、相手の意向や依頼に応じて行動することを示すときに使いましょう。

まとめ

「お伝えさせていただきました」は、ビジネスシーンでよく使われる非常に丁寧な敬語表現です。
目上の人や取引先、お客様など、相手への配慮や感謝を示したいときに最適です。

しかし、使いすぎや二重敬語には十分注意しましょう。
状況や相手に合わせて、「お伝えしました」やその他の類語と使い分けることが、スマートなコミュニケーションにつながります。
正しい敬語の使い方を身につけて、信頼されるビジネスパーソンを目指しましょう。