伝言を承りますの意味・正しい使い方と注意点を例文で解説

「伝言を承ります」というフレーズは、ビジネスシーンを中心に日常でもよく耳にする表現です。
この言葉の正確な意味や適切な使い方、そして注意点について詳しく解説します。

この記事を読むことで、「伝言を承ります」を自信を持って使いこなせるようになり、
ビジネスコミュニケーションの質をさらに高めることができるでしょう。

伝言を承りますの基本的な意味

「伝言を承ります」は、相手の伝えたい内容やメッセージを自分が責任を持って受け取り、しかるべき人に伝えることを約束する丁寧な表現です。
主に電話応対や受付業務など、第三者のメッセージを預かる場面で使われます。

このフレーズは「伝言を受け取る」よりも丁寧で、ビジネスシーンにおいて信頼感や誠実さを伝える重要な言い回しです。
「承る」は「受ける」の謙譲語であり、相手に対して敬意を示す役割も果たします。

「伝言を承ります」の語源と敬語としての特徴

「承る（うけたまわる）」は、日本語の敬語表現の中でも特に謙譲語に分類されます。
自分が相手から何かを受ける際に、相手を立てて自分をへりくだる意味合いを持っています。
そのため、「伝言を承ります」は単なる受け取りではなく、相手の大切なメッセージを丁重に預かる姿勢を示す表現となります。

ビジネス電話や受付窓口で「伝言を承ります」と伝えることで、
相手に安心感や信頼感を与えることができ、会社や組織の印象を良くする効果も期待できます。

ビジネスシーンでの具体的な使い方

ビジネス現場では、電話応対や来客対応の際に「伝言を承ります」を使用します。
例えば、担当者が不在の場合に「ただいま〇〇は席を外しております。よろしければ伝言を承りますが、いかがいたしましょうか」といった形で使います。

このような表現を使うことで、相手の要望に丁寧に応えようとする姿勢を示すことができます。
また、「伝言をお預かりいたします」や「ご用件を承ります」など、状況に応じて言い換えも可能です。

「伝言を承ります」と他の表現との違い

「伝言を承ります」と似た表現に「伝言を受け付けます」「伝言を預かります」などがあります。
しかし、「承ります」はよりフォーマルで敬意を込めた表現であり、ビジネスシーンでは最も適切な言い回しとされています。

一方、「伝言を預かります」はややカジュアルな印象を与えるため、
顧客や取引先など、目上の相手や重要な場面では「承ります」を選ぶのが望ましいでしょう。

伝言を承りますを使う際の注意点

「伝言を承ります」を使う際には、いくつかの注意点があります。
正しい敬語表現を守りつつ、相手に誤解を与えないようにすることが大切です。

また、伝言内容の確認や復唱など、確実に伝えるための工夫も求められます。

敬語の二重使用に注意

「承る」はすでに謙譲語であるため、「お伝言を承ります」や「ご伝言を承ります」といった表現は、敬語の二重使用となり不自然です。
正しくは「伝言を承ります」とシンプルに伝えることが重要です。

また、「伝言を承らせていただきます」も過剰敬語となる場合があるため、
基本的には「伝言を承ります」で十分に丁寧な印象を与えられます。

伝言内容の正確な確認方法

伝言を預かる際は、内容を正確に聞き取り、復唱して確認することが大切です。
例えば、「〇〇様からのお電話で、△△の件について折り返しご連絡を希望されている、ということでよろしいでしょうか？」と確認します。

このように、伝言の内容・相手の名前・連絡先・希望する対応など、必要な情報を漏れなく確認することで、
後のトラブルや誤解を防ぐことができます。

伝言の伝達責任を意識する

「伝言を承ります」と伝えた以上、預かった内容を確実に相手へ伝える責任が発生します。
伝言メモを残す、システムに記録する、直接口頭で伝えるなど、
状況に応じて最適な方法で伝達しましょう。

また、伝言を預かったことを相手に報告する際も、正確かつ簡潔に伝えることが信頼につながります。

伝言を承りますの正しい使い方と例文

実際のビジネスシーンで「伝言を承ります」をどのように使うか、
具体的な例文を交えて解説します。

正しい使い方を身につけることで、プロフェッショナルな印象を与えることができます。

電話応対での例文

担当者が不在の場合、以下のように伝えるのが一般的です。
「申し訳ございません。〇〇はただいま席を外しております。
よろしければ伝言を承りますが、いかがなさいますか？」

このように、相手の意向を確認しつつ、丁寧な言葉遣いで対応することがポイントです。

受付や窓口での例文

来客対応や受付業務でも「伝言を承ります」はよく使われます。
「担当者に確認してまいりますので、ご用件を伝言として承ります」など、
状況に応じて柔軟に言い回しを変えることができます。

また、伝言内容を復唱して確認することで、信頼性の高い対応が可能となります。

メールやチャットでの応用

最近では、メールやチャットなどのテキストコミュニケーションでも「伝言を承ります」が使われます。
「〇〇様からのご伝言を承りました。担当者に申し伝えます」といった形で、
文章でも丁寧な印象を与えることができます。

この際も、伝言内容の正確な記録と伝達が重要です。

まとめ

「伝言を承ります」は、ビジネスシーンで信頼や誠実さを伝えるための重要な敬語表現です。
正しい使い方や注意点を理解し、状況に応じて適切に使い分けることで、
相手に安心感を与え、円滑なコミュニケーションを実現できます。

今後、電話応対や受付業務などで「伝言を承ります」を使う際は、
この記事で紹介したポイントを意識して、より丁寧で的確な対応を心がけてみてください。