ビジネスや日常のやりとりにおいて「伝言を預かりました」という表現はよく使われます。
相手からの大切なメッセージを一時的に受け取る際に欠かせないフレーズですが、正確な使い方やマナーを理解しているでしょうか。
この記事では、「伝言を預かりました」の意味や正しい使い方、ビジネスシーンでの例文、注意点まで、わかりやすく解説します。
これを読めば、伝言対応がもっとスムーズになること間違いなしです！
伝言を預かりましたとは？
まずは「伝言を預かりました」という言葉の基本的な意味や背景を押さえましょう。
ビジネス電話やメールで頻出するこのフレーズですが、どのような場面で使われるのかも確認していきます。
伝言を預かりましたの意味
「伝言を預かりました」とは、誰かからのメッセージを一時的に受け取り、その内容を本来の相手に伝える責任を持つという意味です。
このフレーズは、相手が不在の場合や電話を取れない場合に、代理でメッセージを受け取ったことを伝える際に用いられます。
単に「伝言を受けました」と言い換えることもできますが、「預かる」という表現には、内容を大切に管理し、責任を持って伝えるニュアンスが含まれています。
特にビジネスシーンにおいては、丁寧さや誠実さを表現するために「預かる」という言葉が重視されます。
また、「伝言を承りました」「伝言をお預かりしました」といったより丁寧な言い回しもありますが、意味はほぼ同じです。
状況や相手によって使い分けると良いでしょう。
使われる主なシーン
「伝言を預かりました」は、主に次のような場面で使われます。
・電話対応で担当者が席を外しているとき
・オフィスでの口頭伝達
・メールやチャットツールでのやり取り
たとえば、会社の代表電話に外部から電話がかかってきた際、担当者が不在の場合に「伝言を預かりましたので、後ほどご連絡いたします」と伝えると、丁寧で安心感のある対応になります。
また、個人間の会話でも、「○○さんから伝言を預かっているよ」と使うことで、信頼感や責任感を伝えられるのが特徴です。
「伝言を預かる」と「伝言を受ける」の違い
似た表現に「伝言を受ける」「伝言を聞く」などがありますが、「預かる」との違いは何でしょうか。
「伝言を受ける」は単純にメッセージを受信することを指しますが、「預かる」はその内容を一定期間責任を持って保持し、しかるべき相手に必ず伝えるというニュアンスがあります。
つまり、「預かる」はより誠実で丁寧な印象を与える表現だといえます。
ビジネスメールや電話対応など、フォーマルな場面では「伝言を預かりました」を選ぶことで、相手に安心感や信頼感を与えやすくなります。
ビジネスでの正しい使い方
「伝言を預かりました」は、ビジネスシーンで特に重宝される表現です。
ここからは、実際のやりとりでの使い方や、より丁寧な表現、注意点を詳しく解説します。
電話対応での例文とポイント
電話応対時には、「ただいま担当が席を外しておりますので、伝言を預かりました」と伝えるとスムーズです。
この時、「お名前」「伝言内容」「折り返しの有無」などを正確に確認し、伝え間違えがないようにすることが大切です。
例文：
「恐れ入りますが、○○はただいま席を外しております。
伝言をお預かりいたしましょうか？」
「ご伝言を承りました。本人に確実にお伝えいたします。」
丁寧な言い回しや、相手を気遣う姿勢を意識しましょう。
メールやチャットでの伝え方
メールやチャットでも「伝言を預かりました」はよく使われます。
たとえば、代表宛てのメールで担当者が不在の場合、「○○は現在席を外しております。
ご伝言をお預かりしておりますので、戻り次第お伝えいたします」と返すと丁寧です。
文章例：
「○○様よりご伝言をお預かりしました。
担当者が戻り次第、お伝えいたしますので、しばらくお待ちくださいますようお願いいたします。」
メールの場合は、伝言内容や伝達予定時刻、担当者名などを明記すると、より親切です。
注意したいマナーとポイント
伝言を預かった際には、伝言内容を正確に記録し、漏れなく速やかに本来の相手に伝えることが大切です。
内容を省略したり、間違えて伝えたりすると、信頼関係に影響を与える場合があります。
また、「伝言を預かりました」と言った後は、なるべく早く相手に伝達し、伝言主にも「確かにお伝えしました」と報告することが望ましいです。
さらに、プライバシーや機密情報の取り扱いにも注意し、第三者に内容を漏らさないよう配慮しましょう。
伝言を預かりましたの類語・言い換え表現
状況や相手によっては、より丁寧な表現や別の言い方を使うこともあります。
類語や言い換えについても押さえておきましょう。
よく使われる類語
「伝言を預かりました」の類語には、
「伝言を承りました」「ご伝言をお預かりいたしました」「ご用件を承りました」などがあります。
これらはより丁寧でフォーマルな印象を与える表現です。
また、「メッセージをお預かりしました」や「ご伝言を賜りました」なども状況に応じて使われます。
例えば、重要な取引先や目上の方に対しては、「ご伝言を承りました」「ご伝言をお預かりいたします」といった、より丁寧な言い回しを選ぶと良いでしょう。
カジュアルな言い換え例
日常会話や社内のフランクなやりとりでは、「伝言聞いといたよ」「○○さんからメッセージ預かってます」など、少し砕けた表現を使うこともあります。
ただし、ビジネスメールやフォーマルな場面ではカジュアルすぎる表現は避け、相手との関係やTPOを考えて使い分けることが肝心です。
社内であっても、相手が上司や取引先の場合は、丁寧な表現を選びましょう。
使い分けのコツ
「伝言を預かりました」と「伝言を承りました」は、どちらも丁寧ですが、「承る」はよりフォーマルな場面や目上の人に使われる傾向があります。
一方、「預かりました」はやや親しみやすいニュアンスを持ちます。
相手や場面によって、「預かる」「承る」「受ける」などの表現を適切に使い分けることで、より信頼されるビジネスパーソンを目指しましょう。
「伝言を預かりました」の正しい使い方まとめ
「伝言を預かりました」は、ビジネスや日常生活で相手の大切なメッセージを責任を持って受け取ったことを伝える丁寧な表現です。
電話やメール、チャットなどさまざまなシーンで使われ、正確に内容を記録し、漏れなく伝達することが信頼感につながります。
また、状況や相手に応じて、「伝言を承りました」「ご伝言をお預かりいたしました」などの類語や言い換え表現を使うことで、より丁寧で好印象なやり取りができます。
大切なポイントは、伝言の内容を確実に、速やかに、そして丁寧に伝達することです。
正しい使い方をマスターして、信頼されるコミュニケーションを心がけましょう！
| 表現 | 意味・ニュアンス | 使う場面 |
|---|---|---|
| 伝言を預かりました | 責任を持って伝言を一時的に受け取った | 一般的なビジネス・日常 |
| 伝言を承りました | より丁寧、フォーマルな印象 | 目上の人・重要な取引先 |
| ご伝言をお預かりいたします | 丁寧で誠実なニュアンス | フォーマルな対応全般 |
| 伝言を受けました | ややカジュアルで簡潔 | 社内や親しい相手 |
