上記 使い方｜意味とビジネスメールでの正しい表現方法を徹底解説

「上記 使い方」というテーマで、正しい意味やビジネスシーンでの表現方法について詳しく解説します。
日常や仕事でよく目にする「上記」という言葉ですが、意外と使い方に迷う方も多いはず。
この記事では、誤解なく相手に伝わる「上記」の使い方を、たっぷりご紹介します。

上記の意味と基本的な使い方

「上記」は、文章や会話の中で「前に書かれている（述べられている）内容」を指し示す言葉です。
特にビジネスメールや書類、報告書などでは頻繁に使われます。
使い方を間違えると、意味が通じなかったり、相手に誤解を与えることもあるため、正確な意味を理解しておくことが大切です。

「上記」は漢字で「じょうき」と読み、文章の上の方に示された内容や事柄を指します。
たとえばメール文中で「上記の件につきまして」と書けば、「このメールの前半部分に述べられている内容について」という意味になります。

「上記」とは何か？

「上記」とは、文書やメールの中で、すでに述べられた内容を指す際に使う表現です。
似た表現に「下記」や「前述」などがありますが、「上記」は基本的に「今読んでいる文章より上に書かれた事柄」に限定されます。
たとえば、社内報告書で「上記の理由により」とあれば、直前に記述された理由について言及していることになります。

また、ビジネスメールでは、相手に確認を求めるときや、説明した内容を再度強調したいときにも活躍します。
「上記の内容を踏まえ、ご対応ください」などとすることで、相手への伝達がスムーズです。

ビジネスメールでの「上記」使用例

ビジネスメールでは、「上記」の使い方に気をつけると、より丁寧で明確な表現になります。
たとえば「上記のご依頼につきまして、承知いたしました」や「上記の内容にご不明点がございましたら、ご連絡ください」などが挙げられます。

この場合、「上記」がどの部分を指すのか、文章構成を工夫することも重要です。
なるべく直前に述べた内容を指して「上記」と使うと、読み手が理解しやすくなります。
また、丁寧に伝えたい場合は「上記の通り」や「上記の件」といった表現を用いると、よりフォーマルな印象になります。

「上記」と「下記」「前述」との違い

「上記」は「上に記した内容」を指しますが、似たような言葉に「下記」や「前述」があります。
「下記」は「これから下に記す内容」を指し、案内文やお知らせなどでよく使われます。
たとえば「下記の通りご連絡いたします」とあれば、その下に詳細が続くパターンです。

「前述」は、文字通り「前に述べたこと」を指し、必ずしも文章の上部に限りません。
「上記」は、物理的に文書の上側にある内容、「下記」は文書の下側、「前述」は既に述べた内容と、使い分けが必要です。
相手やシーンに応じて、適切に使い分けましょう。

上記の使い方のコツ・注意点

「上記」を使う際のポイントや、注意点について詳しく見ていきましょう。
ビジネスの現場で誤解を生まないためにも、適切な使い方を身につけることが大切です。

「上記」が指す範囲を明確にする

「上記」を使うときは、どの部分を指しているのかが曖昧にならないように注意しましょう。
特に長文のメールや資料の場合、指し示す内容が複数あると、相手が混乱してしまうことがあります。

「上記の○○について」と具体的に補足したり、必要であれば「◯点目で述べた内容」などと番号を振って説明するのも良い方法です。
「上記」だけでは伝わりづらい場合は、内容を繰り返し記載するほうが親切です。

フォーマルな表現で「上記」を使う

ビジネス文書やメールでは、より丁寧な印象を与えるために、「上記の通り」「上記ご参照ください」などの表現がよく使われます。
また、取引先や目上の方へのメールでは「上記の内容にご同意いただけますと幸いです」「上記につきましてご確認お願い申し上げます」といったフレーズが適しています。

ただし、頻繁に「上記」を使いすぎると、くどい印象になってしまうため、必要な箇所だけに留めるのがポイントです。
場合によっては、具体的な内容を再掲したり、箇条書きにしてわかりやすくするのもおすすめです。

メールや資料作成での具体的な使い方

メール本文や資料作成時に「上記」を使う際は、どの情報を示しているのかを明確にし、相手が迷わないよう工夫することが大切です。
たとえば、長いメールの最後に「上記の内容にご不明な点がございましたらご連絡ください」と書く場合、直前の段落で要点をまとめておくと親切です。

また、報告書や議事録では「上記理由により」や「上記日程にて」などと使うことで、内容を簡潔にまとめることができます。
正確な情報伝達を意識しつつ、「上記」を適切な場所で使うのが重要です。

「上記」の誤用例と正しい表現

「上記」を使う際によくある間違いや、正しい表現方法について解説します。
ビジネス文書での誤用を避けるためにも、事例をもとにしっかり確認しましょう。

「上記」を使った間違った例

例えば、文章の下部にある内容を「上記」と表現してしまうのは誤りです。
また、複数の話題が混在するメールで、どの話題を指しているのか不明瞭なまま「上記」を使うと、読み手が混乱してしまいます。

「上記」と書いたつもりが、文章の構成上、実際には指し示す内容が下に来てしまうケースもあります。
このような場合は、「下記」や「以下」など、適切な指示語に言い換える必要があります。

正しい「上記」の使い方例

正しい用例としては、「上記の案件についてご説明いたします」や「上記の通り、〇月〇日に実施予定です」などが挙げられます。
また、複数の内容を箇条書きした後に「上記のうち、A案を採用します」などとすれば、どの内容を指しているか明確です。

文章が長くなる場合は、指し示す範囲がはっきり分かるよう、前後の文脈を工夫しましょう。
具体性を持たせることで、より正確な情報伝達が可能になります。

「上記」以外の指示語との使い分け

「上記」のほかにも、ビジネスメールや資料作成では「下記」「前述」「別紙」など多くの指示語が使われます。
それぞれの意味や使い方を正しく理解し、シーンに応じて使い分けることが求められます。

例えば、「下記の内容をご確認ください」とあれば、その下に詳細が記載されていることを意味します。
「別紙の通り」とあれば、別添資料を参照することを促しています。
「上記」はあくまで本文中の上部にある内容を指すため、他の指示語との混同には注意しましょう。

まとめ｜「上記 使い方」をマスターして伝わるビジネス文章に

「上記」はビジネス文書やメールで頻繁に登場する便利な言葉です。
正しい意味・使い方を知り、相手に分かりやすく伝えることが大切です。

「上記」は文章の上部にある内容を示す指示語であり、曖昧になりやすいので、使う際には必ず指し示す内容を明確にしましょう。
また、他の指示語との違いを理解し、状況に合わせて適切に使い分けることで、より伝わるビジネスコミュニケーションが実現できます。