先程電話で話した件 メールの正しい書き方とビジネス活用法34選

ビジネスシーンで「先程電話で話した件 メール」はとてもよく使われる表現です。
電話でのやり取りをメールでフォローすることは、情報の共有や認識違いの防止に役立ちます。
本記事では、「先程電話で話した件 メール」の意味や使い方、例文、注意点などを徹底解説します。

先程電話で話した件 メールとは

「先程電話で話した件 メール」とは、電話で会話した内容を、その後メールで再度伝える行為や、その際に使う表現のことです。
ビジネスにおいては、電話だけでは伝えきれなかった内容の補足や、言葉の行き違いを防ぐ目的で頻繁に使われます。
また、証拠として記録を残す意味合いも持つため、後々のトラブル防止にも役立ちます。

この表現は非常にフォーマルであり、社内外問わず様々なビジネスシーンで利用できます。
特に、重要な連絡事項や決定事項の確認、今後の段取りの明確化などに有効です。
メールの書き方やマナーを守ることで、信頼感や丁寧さを相手に伝えられます。

表現の意味とニュアンス

「先程電話で話した件 メール」という表現には、“電話で伝えた内容を再確認する”という意味が込められています。
単に事実をメールで繰り返すのではなく、相手への配慮や状況整理の意図があることを意識しましょう。
また、相手にとっても記録として残るため、後で内容を見返せるメリットがあります。

メールの冒頭に「先程はお電話ありがとうございました」と感謝の気持ちを添えることで、より丁寧な印象を与えられます。
その後に要件を簡潔にまとめることで、読みやすく伝わりやすいメールとなります。

ビジネスシーンでの使い方

ビジネスメールでは、「先程電話でお話しした件について、改めてご連絡いたします」や
「先程のお電話の内容をまとめましたのでご確認ください」などの表現が一般的です。
このようなフレーズは、商談や打ち合わせ後のフォローアップ、決定事項の確認、依頼事項の整理など幅広く使えます。

特に、社外の取引先に対してはより丁寧な表現を心がけることが大切です。
「お忙しいところ恐れ入りますが、」や「何卒よろしくお願い申し上げます」などの
クッション言葉や敬語を効果的に使いましょう。

メール例文とポイント解説

実際のメール例文を紹介します。
———————
件名：先程お電話でお話しした件について
本文：
○○株式会社
△△様

いつもお世話になっております。
先程はお電話にてご対応いただき、ありがとうございました。
お電話にてお話しさせていただきました「○○の件」につきまして、
改めて内容を整理し、下記の通りご連絡申し上げます。
（以下、具体的な内容や確認事項を記載）
何かご不明点等ございましたら、ご遠慮なくお知らせください。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
———————

このように、感謝・要件・確認・締めの挨拶の順番を意識すると、伝わりやすく好印象なメールになります。
特に要件を具体的かつ簡潔に書くことが大切です。

「先程電話で話した件 メール」の注意点

この表現を使う際には、いくつかの注意点もあります。
相手に誤解を与えないためのコツや、メールのタイミングにも配慮しましょう。

メール送信のタイミング

「先程電話で話した件 メール」は、できるだけ電話後すぐに送るのが理想です。
時間が経ってしまうと、相手の記憶が薄れてしまい、内容に齟齬が生まれる可能性があります。
また、迅速な対応はビジネスにおいて信頼感を高めます。

もし当日中に送れなかった場合は、「ご連絡が遅くなり申し訳ありません」などの
一言を添えてフォローしましょう。
状況によっては、翌日以降の送信は避けるのが無難です。

内容の正確性と簡潔さ

電話で話した内容をメールで伝える際は、事実を正確に、かつ簡潔にまとめることがポイントです。
冗長な表現や曖昧な表記は避け、要点だけを明確にしましょう。
内容が複雑な場合は、箇条書きや小見出しを使って整理するのも効果的です。

また、相手が理解しやすい言葉遣いを心がけ、専門用語や略語は必要に応じて補足説明を加えましょう。
誤解を防ぐため、主観的な意見は控え、事実ベースで記載します。

添付資料や参考情報の扱い

電話で説明した内容に資料やデータが必要な場合は、必ずメールに添付するようにしましょう。
「お電話でご案内いたしました資料を添付いたしますので、ご確認ください」などの
一文を加えると親切です。

ファイル名や資料の説明を明記することで、相手がスムーズに内容を把握できます。
また、メール本文と資料内容に齟齬がないか、事前に念入りに確認しましょう。

「先程電話で話した件 メール」のバリエーション

この表現にはいくつかのバリエーションや言い換えも存在します。
シチュエーションや相手に合わせて使い分けることで、より円滑なコミュニケーションが可能です。

主な言い換え表現

「先程電話で話した件 メール」と同じような意味を持つ表現には、
「先程のお電話の件につきまして」や
「本日お電話にてご相談させていただいた内容について」などがあります。

よりフォーマルにしたいときは「本日はお電話にてご対応いただき、誠にありがとうございました。」
「お電話でお伝えいたしましたように～」などの表現もおすすめです。
状況や相手の役職などに応じて、丁寧さを調整しましょう。

ビジネスメールの件名例

メールの件名も重要なポイントです。
「先程お電話した件／ご確認のお願い」「本日のお電話のご連絡」
「電話でご説明した○○について」など、要件が一目で分かる件名にしましょう。

件名が分かりやすいと、相手がメールを見逃すリスクも減ります。
本文との整合性を意識して、内容に即した件名を選びましょう。

社内メールでの使い方

「先程電話で話した件 メール」は社外だけでなく、社内のやり取りでも活躍します。
例えば「さきほどご連絡した内容ですが、念のためメールでもお送りいたします」
「先程の電話の要点をまとめましたので、ご確認ください」などフランクな表現もOKです。

ただし、文体がくだけすぎないように注意し、最低限のフォーマルさは意識しましょう。
社内でも記録に残す意味でメールを送ることは大切です。

「先程電話で話した件 メール」の正しい使い方まとめ

「先程電話で話した件 メール」は、ビジネスの現場で非常に重要な役割を果たします。
電話でのやり取りをメールでもう一度確認し合うことで、認識のズレやトラブル防止、信頼関係の構築に役立ちます。

この表現を使う際は、タイミング・正確さ・簡潔さ・丁寧な言葉遣いを意識しましょう。
メールの件名や本文、添付資料の有無など、細部にまで気を配ることで、
よりスムーズなビジネスコミュニケーションが実現します。
「先程電話で話した件 メール」を活用して、スマートな社会人を目指しましょう。