送付状の正しい書き方と例文｜ビジネスで好印象を与えるコツ

ビジネスシーンで書類や資料を郵送・提出する際に欠かせない「送付状」。
その正しい書き方やマナーを知っておくことで、相手に好印象を与え、スムーズなやり取りが可能になります。
この記事では、送付状の基本から具体的な書き方、注意点まで詳しく解説します。

送付状とは？ビジネスでの役割と重要性

送付状は、書類や資料を送る際に同封する挨拶状のことです。
単なる添え状と思われがちですが、ビジネス上では非常に重要な役割を果たします。
ここでは送付状の意味や役割を詳しく見ていきましょう。

送付状の基本的な意味と役割

送付状は、「何を・なぜ・誰に」送るのかを明確に伝えるための文書です。
例えば、見積書や請求書、契約書などを送る際に、送付状を添えることで、受け取る側は内容や目的をすぐに把握できます。
また、送付状には「ご査収ください」「ご確認ください」などの一言を添えることで、相手への配慮やマナーを示すことができます。
このように、送付状は単なる書類の説明だけでなく、ビジネスコミュニケーションの一環として大切な役割を担っています。

送付状が必要なシーンとその理由

送付状は、ビジネス文書を郵送する際だけでなく、手渡しやメール添付の際にも活用されます。
たとえば、履歴書やエントリーシートを企業に送る場合、送付状を添えることで、応募の意思や自己紹介を簡潔に伝えられます。
また、社外への見積書送付や、社内の稟議書提出時にも送付状を使うことで、相手への配慮や信頼感を高める効果があります。
送付状を省略してしまうと、相手に不親切な印象を与えたり、書類の内容が伝わりにくくなったりするため注意が必要です。

送付状が与える印象とビジネスマナー

送付状は、ビジネスマナーを守るうえで欠かせないアイテムです。
丁寧な送付状が添えられていると、受け取る側は「この人はしっかりしている」「信頼できる」と感じやすくなります。
逆に、送付状がない場合や、形式が乱れている場合は、「マナーがなっていない」「雑な印象」を与えてしまうことも。
ビジネスの信頼関係を築くためにも、送付状の書き方やマナーをしっかり押さえておきましょう。

送付状の正しい書き方と基本構成

送付状には決まった構成や書き方があります。
ここでは、送付状の基本的なレイアウトや、盛り込むべき内容について詳しく解説します。

送付状の基本構成とレイアウト

送付状は、一般的に以下の構成で作成します。
1.日付
2.宛名（会社名・部署名・担当者名）
3.差出人情報（自社名・部署名・氏名・連絡先）
4.件名
5.挨拶文
6.本文（送付内容や目的の説明）
7.結びの言葉
この順番を守ることで、読みやすく、相手に伝わりやすい送付状になります。
また、A4サイズ1枚に収めるのが一般的です。

送付状に盛り込むべき内容と注意点

送付状には、「何を送るのか」「なぜ送るのか」「どのような対応を求めるのか」を明確に記載しましょう。
例えば、「見積書を2部同封いたしますので、ご査収くださいますようお願い申し上げます」といった表現がよく使われます。
また、相手の名前や会社名を間違えないように注意し、敬称（御中・様）も正しく使い分けましょう。
誤字脱字や、内容の漏れがないかも必ず確認してください。

送付状の書き方のポイントとマナー

送付状を書く際は、「簡潔かつ丁寧な表現」を心がけましょう。
長々とした説明や、余計な情報は避け、必要な内容を端的にまとめることが大切です。
また、手書きでもパソコン作成でも構いませんが、ビジネスシーンではパソコンで作成するのが一般的です。
署名欄に自筆でサインを加えると、より丁寧な印象を与えることができます。

送付状の具体的な例文とテンプレート

実際に送付状を書く際に役立つ例文やテンプレートを紹介します。
状況に応じてアレンジし、正しい形式で作成しましょう。

ビジネス文書送付時の例文

送付状の例文を一つご紹介します。

令和○年○月○日
株式会社○○○○　御中
株式会社△△△△
営業部　山田太郎
TEL: 03-XXXX-XXXX
件名：見積書送付の件
拝啓　貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、下記の通り見積書を送付いたしますので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。
記
・見積書　1部
以上、よろしくお願い申し上げます。
敬具

このように、定型的な挨拶や結びの言葉を使うことで、ビジネスマナーを守った送付状が作成できます。

履歴書やエントリーシート送付時の例文

就職活動などで履歴書やエントリーシートを送る場合も、送付状は重要です。

令和○年○月○日
株式会社○○○○　人事部採用ご担当者様
○○大学　○○学部　山田花子
TEL: 090-XXXX-XXXX
件名：応募書類送付の件
拝啓　貴社ますますご発展のこととお慶び申し上げます。
このたび、貴社の求人に応募させていただきたく、応募書類一式を送付いたします。
ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。
敬具

応募の意思や自己紹介を簡潔に伝えることがポイントです。

送付状テンプレートの活用方法

送付状は、社内でテンプレートを用意しておくと便利です。
テンプレートを使うことで、書き漏れやマナー違反を防ぎ、効率的に作成できます。
ただし、テンプレートをそのまま使うのではなく、送付内容や相手に合わせて適宜カスタマイズしましょう。
特に宛名や日付、送付物の内容は毎回確認し、間違いのないように注意してください。

送付状を書く際の注意点とよくあるミス

送付状を書く際には、いくつかの注意点があります。
ここでは、よくあるミスや気をつけるべきポイントを解説します。

宛名や敬称の間違いに注意

送付状で最も多いミスが、宛名や敬称の間違いです。
会社名や担当者名を間違えると、相手に失礼な印象を与えてしまいます。
また、「御中」と「様」の使い分けにも注意が必要です。
会社や部署宛ての場合は「御中」、個人名の場合は「様」を使いましょう。

送付内容の記載漏れや誤字脱字

送付状には、送付する書類の名称や部数を正確に記載しましょう。
記載漏れや誤字脱字があると、相手に混乱を与えたり、信頼を損なう原因になります。
送付状を作成したら、必ず内容を見直し、間違いがないか確認してください。

形式やマナーを守ることの大切さ

送付状は、形式やマナーを守ることが信頼構築の第一歩です。
独自の表現やカジュアルな言葉遣いは避け、ビジネス文書としてふさわしい表現を心がけましょう。
また、送付状はA4用紙1枚に収め、余白やレイアウトにも気を配ることが大切です。

まとめ

送付状は、ビジネスシーンにおいて相手への配慮や信頼を示す大切な文書です。
正しい書き方やマナーを身につけることで、円滑なコミュニケーションが実現します。
この記事で紹介したポイントや例文を参考に、ぜひ実践してみてください。
送付状をしっかりと作成することで、あなたのビジネススキルも一段とアップするはずです。