ビジネスシーンでは、書類や資料、商品などを受け取った際に、「受け取ったことを知らせるメール」を送るのがマナーです。
迅速かつ丁寧に連絡することで、相手に安心感を与え、信頼関係を築く第一歩となります。
本記事では、ビジネスメールの基本から、例文、注意点、よくある疑問まで徹底的に解説します。
「受領メール」「受信連絡」「受け取り確認メール」などサジェストキーワードも盛り込んで、読みやすく楽しく解説していきます。
受け取ったことを知らせるメール ビジネスの基本
ビジネスメールで「受け取ったことを知らせる」連絡は、社内外のやりとりにおいて非常に重要です。
このセクションでは、その目的や必要性、送るタイミングなどの基本を押さえましょう。
受け取ったことを知らせるメールの目的と役割
受け取ったことを知らせるメールは、相手に「確実に届いた」という安心感を与え、トラブル防止に役立ちます。
書類や商品などの受領連絡を怠ると、相手は「ちゃんと届いたかな？」と不安に思うものです。
また、受領メールはビジネスの信頼構築にも大きく寄与します。
特に企業間取引では、受信や受領の確認が契約や次の業務ステップにつながることも多く、メールでの連絡は必須のマナーです。
相手が安心できるよう、受け取った直後に迅速に連絡を入れることが理想です。
メール本文には、受け取った物や内容、受領日時なども具体的に記載することで、誤解や行き違いを防ぐことができます。
ビジネスメールでの正しい書き方
ビジネスメールでは、礼儀正しい文章と、簡潔かつ明確な表現が求められます。
まず、件名には「受領のご連絡」「受け取り確認」など、用件が一目で分かる言葉を入れましょう。
本文では、冒頭の挨拶、受け取った旨の報告、感謝の気持ち、必要であれば今後の対応や質問事項を述べます。
最後に、引き続きよろしくお願いしますなど、締めの言葉を添えると印象が良くなります。
ビジネスでは、「受領いたしました」「確かに受け取りました」などの表現がよく使われます。
また、目上の方や取引先にはより丁寧な言い回しを心がけましょう。
送信タイミングと注意点
受け取ったことを知らせるメールは、できるだけ早く送信することが大切です。
受領した日に送るのが理想ですが、遅くとも翌営業日までには連絡しましょう。
遅れる場合は、その理由も簡潔に伝えると親切です。
また、メールの宛先やCCにも注意が必要です。
関係者全員に情報共有する場合は、CCに上司や担当者を入れることも忘れずに。
個人情報や機密事項が含まれる場合は、送信先を慎重に選びましょう。
受け取ったことを知らせるメールの例文とポイント
ここでは、実際に使える「受け取ったことを知らせるメール」の例文と、そのポイントを詳しく解説します。
状況や相手に応じて言い回しを変えるコツもご紹介します。
社外宛て：取引先への例文と使い方
【件名】書類受領のご連絡
【本文例】
株式会社〇〇
営業部 〇〇様
いつも大変お世話になっております。株式会社△△の〇〇です。
本日、貴社よりご送付いただきました書類を確かに受領いたしましたので、ご連絡申し上げます。
ご対応いただき、誠にありがとうございます。
今後とも何卒よろしくお願いいたします。
このように、「確かに受領いたしました」という丁寧な表現と、感謝の言葉を添えるのがポイントです。
相手が安心できるよう、受領内容も明記するとより良いでしょう。
社内宛て：グループ内や上司への例文
【件名】資料受け取りのご報告
【本文例】
〇〇部長
お疲れ様です、〇〇です。
先ほど、〇〇様よりご送付いただいた資料を受け取りましたので、ご報告いたします。
ご手配いただき、ありがとうございました。
ご確認のほど、よろしくお願いします。
社内の場合も、「受け取りました」「受領しました」などシンプルな表現で問題ありません。
ただし、上司や年上の方には敬語を意識しましょう。
商品や荷物の場合の例文と注意点
【件名】商品受領のご連絡
【本文例】
株式会社〇〇
担当 〇〇様
お世話になっております。株式会社△△の〇〇です。
本日、注文しておりました商品が無事に到着いたしましたので、ご報告申し上げます。
丁寧にご対応いただき、ありがとうございます。
今後ともよろしくお願いいたします。
商品や荷物の場合は、「無事に到着」や「問題なく受領」といった言葉も使われます。
破損や不足があった場合は、速やかにその旨も記載しましょう。
受け取ったことを知らせるメールのマナーとQ&A
受領メールを送る際のマナーや、よくある疑問について詳しく解説します。
正しい対応を知って、より信頼されるビジネスパーソンを目指しましょう。
件名・宛名・本文のマナー
件名には、「受領のご連絡」「受け取り確認」「受信報告」など、用件がすぐ分かるキーワードを入れましょう。
宛名は正式名称や役職名を丁寧に記載し、本文も定型の挨拶から始めます。
ビジネスメールでは、簡潔さと丁寧さが両立するよう心がけましょう。
また、署名や連絡先も忘れず入れることで、相手が返信しやすくなります。
不要な装飾やカジュアルすぎる表現は避けるのがマナーです。
返信をもらう必要がある場合の書き方
受け取ったことを知らせるだけでなく、相手からの返信や確認が必要な場合は、その旨を明確に伝えましょう。
例えば、「ご不明点がございましたらご連絡ください」「ご確認のほど、よろしくお願いいたします」などがよく使われる表現です。
返信期限がある場合は、「〇月〇日までにご返信いただけますと幸いです」と具体的に記載すると、より親切な印象になります。
誤送信・遅延時の対応と例文
万が一、受け取り連絡が遅れてしまった場合や、誤って違う人に送信してしまった場合は、すぐに訂正・謝罪のメールを送りましょう。
【遅延時の例文】
この度はご連絡が遅くなり申し訳ありません。
本日、書類を確かに受領いたしましたので、取り急ぎご報告いたします。
ご迷惑をおかけし、申し訳ございませんでした。
誤送信の場合は、「先ほどのメールは誤って送信いたしました。大変失礼いたしました。」など、一報を入れることが信頼につながります。
受け取ったことを知らせるメール ビジネスでのまとめ
受け取ったことを知らせるメールは、ビジネスコミュニケーションの要と言えるほど大切です。
相手への信頼や安心感を与えるため、迅速・丁寧・明確なメール作成を心がけましょう。
例文やマナーを参考に、状況に合わせて適切な表現を使い分けることで、ビジネスパーソンとしての評価も高まります。
小さな気配りが、大きな信頼につながる――そんなメールの力を、ぜひ実感してください。
| ポイント | 具体例 |
|---|---|
| 受領連絡は即時に | 受け取った当日、遅くとも翌営業日中にメール送信 |
| 丁寧な表現・感謝の言葉 | 「確かに受領いたしました」「ご対応ありがとうございます」 |
| 件名・宛名・署名の正確さ | 「受領のご連絡」「受け取り確認」など明確な件名を |
| 注意点 | 遅延や誤送信時は速やかに謝罪・訂正 |
