ビジネスメールで頻繁に使われる「添付にて送付いたします」。
一見シンプルな表現ですが、使い方やマナーを正しく理解していないと失礼に当たる場合もあります。
本記事ではこのフレーズの正しい意味や使い方、類似表現との違い、注意点を詳しく解説します。
初めてビジネスメールを書く方にも役立つ内容なので、ぜひ最後までご覧ください。
添付にて送付いたしますの基礎知識
ここでは「添付にて送付いたします」という表現がどのような場面で使われるのか、基本的な意味や背景について解説します。
メールのやりとりが当たり前となった今、ファイルや資料のやりとりは必須です。
その際に欠かせないのがこの言葉です。
添付にて送付いたしますの意味と背景
「添付にて送付いたします」とは、主にビジネスメールにおいてファイルや資料をメールに添えて送る際に用いられるフレーズです。
「添付」とはメールに資料やデータを付けること、「送付いたします」は「送ります」の丁寧語です。
したがって、「資料をメールにファイルとして付けて送ります」という意味合いになります。
この表現は相手に対して敬意を払い、丁寧に資料送付の旨を伝える役割を果たします。
ビジネスシーンでは簡潔さと丁寧さが求められるため、非常に多用されるフレーズです。
文書や資料、画像データ、PDFファイルなど、あらゆる電子ファイルの送付時に使います。
相手に資料が添付されていることを明確に伝えるため、メール本文内で「添付にて送付いたします」と記載することがビジネスマナーとされています。
使い方の基本～どんな場面で使うのか？
「添付にて送付いたします」は、主に次のような場面で使用されます。
・見積書や請求書などのビジネス文書を送るとき
・会議資料や報告書を関係者にメールで共有するとき
・契約書や申込用紙など、重要書類を電子データで送るとき
このフレーズは、相手が資料を確実に受け取れるよう「何を」「どのように」送ったのかを明確に伝える役割も担っています。
また、「添付ファイルをご確認ください」や「資料を添付しております」といった類似表現もありますが、どれも基本的には相手に分かりやすく丁寧に伝えることが大切です。
場面や相手との関係性によってフレーズを使い分けると、よりスマートなメールが作成できます。
メール本文での正しい使い方
メール本文で「添付にて送付いたします」を使う際は、なるべく簡潔で分かりやすい文章になるよう心がけましょう。
例えば、「ご依頼いただきました資料を添付にて送付いたしますので、ご確認ください」といった文が一般的です。
また、送付するファイルの名称や内容も併せて明記すると、受け取る側にとって親切です。
例：「ご依頼の見積書を添付にて送付いたします。ご査収のほど、よろしくお願いいたします。」
さらに、メール送信後は必ずファイルが正しく添付されているか再度確認しましょう。
添付漏れはビジネスマナー違反となるため、慎重な対応が求められます。
類似表現との違いと使い分け方
「添付にて送付いたします」以外にも、ビジネスメールでよく使われる似たような表現が多数存在します。
それぞれのニュアンスや使い分けポイントを知ることで、より洗練されたメールが作れるようになります。
「添付いたします」「送付いたします」との違い
「添付にて送付いたします」は「添付」と「送付」の二重敬語と感じる方もいます。
実際、「添付いたします」や「送付いたします」単体でも意味は伝わります。
しかし、「添付いたします」だけだと「ファイルを付けました」というニュアンスにとどまり、「送付いたします」だけだと「何をどう送ったのか」が曖昧になることも。
「添付にて送付いたします」は「添付ファイルとして送ります」と明確に伝えたいときに最適です。
一方、メールのやりとりが何度も続く場合は「添付いたします」とシンプルにしても問題ありません。
状況に応じて使い分けることが大切です。
「ご確認ください」との併用パターン
「添付にて送付いたします」とセットでよく使われるのが「ご確認ください」「ご査収ください」といったフレーズです。
例えば、「ご依頼の資料を添付にて送付いたしますので、ご確認ください」といった形が一般的です。
このように、「何をしたのか」と「どうしてほしいのか」を明示することで、より伝わりやすくなります。
特に重要な書類の場合は「ご査収ください（ご確認のうえ、お受け取りください）」とすることで、より丁寧な印象を与えられます。
相手や状況に応じて付け加えると良いでしょう。
「添付ファイル」と「添付資料」の使い分け
「添付ファイル」と「添付資料」は意味としてはほぼ同じですが、使われる場面が若干異なります。
「添付ファイル」はメールに電子データを付ける場合全般で使える表現です。
一方、「添付資料」は特に紙の書類や報告書、会議用の資料、証明書など、よりフォーマルな文書を指す場合によく用いられます。
ビジネスメールでは「添付ファイル」を使用することが一般的ですが、より具体的にしたい場合は「添付資料」「添付画像」「添付データ」などと書き換えることで、相手に分かりやすく親切になります。
実践！添付にて送付いたしますの例文と使い方
ここからは実際のビジネスシーンを想定した「添付にて送付いたします」の使い方例文をいくつかご紹介します。
状況に応じて使いこなせるようになると、メール作成の際にとても役立ちます。
基本パターンの例文
最もシンプルな形は次の通りです。
「ご依頼いただきました資料を添付にて送付いたしますので、ご査収のほど、よろしくお願いいたします。」
このように、最初に何を送るのか明確にし、丁寧な結びで締めくくるのがポイントです。
他にも、「ご要望の見積書を添付にて送付いたします。ご確認のほど、よろしくお願いいたします。」などもよく使われる表現です。
複数ファイルや特記事項がある場合の例文
複数のファイルを添付する場合、それぞれのファイル名や内容を明記することで、相手が混乱せずに済みます。
「下記ファイルを添付にて送付いたしますので、ご確認ください。
・見積書.pdf
・仕様書.docx
万一、添付ファイルが開けない場合はご連絡ください。」
このように、ファイルの内訳や注意点を補足することで、より親切なメールとなります。
誤送信・添付忘れ時の修正例文
誰しも一度は経験する「添付ファイルのつけ忘れ」や「誤送信」。
その場合はすぐに訂正メールを送るのがビジネスの基本です。
「先ほどのメールに添付漏れがございました。改めて添付にて送付いたしますので、ご確認いただけますと幸いです。」
このように、誤りを認めて迅速に対応することが信頼につながります。
また、再送時には「再送」や「再度」といった言葉をタイトルや冒頭に明記すると、相手にも分かりやすいです。
ビジネスマナーとしての注意点
「添付にて送付いたします」を使う上でのビジネスマナーや注意点を押さえておくことで、より信頼されるメールが書けるようになります。
ここでは具体的なポイントを解説します。
添付ファイルのファイル名・形式に注意
送付するファイル名は分かりやすく、意味が通じるものに設定しましょう。
「資料.pdf」や「document.xlsx」など、相手がすぐに中身を想像できる名前がおすすめです。
また、ファイル形式も相手の環境で開けるか事前に確認することが重要です。
特に社外向けの場合は、なるべく一般的なPDF形式などを選ぶと安心です。
ファイル容量にも注意が必要です。
容量が大きすぎると相手のメールボックスを圧迫したり、送信自体ができない場合も。
必要に応じて圧縮したり、オンラインストレージの利用を検討しましょう。
セキュリティ面での配慮
重要情報を含むファイルを添付する場合は、パスワードを設定するなどのセキュリティ対策を講じることが求められます。
パスワードはなるべく別メールで送る、ZIP暗号化を利用するなど工夫しましょう。
また、社内規則やコンプライアンスにも注意が必要です。
不用意な個人情報や機密情報の送信は厳禁です。
メール送信前には必ず内容と送信先を再度確認し、誤送信を防ぐことも重要です。
受け取った側への気遣いも忘れずに
ファイルを送付したら、「ご確認ください」や「ご査収ください」といった一言を添えることで、相手に行動を促すことができます。
また、ファイルが開けなかった場合の連絡先や、質問があれば遠慮なくご連絡ください、といったフォローの言葉を入れることで、より信頼されるビジネスマナーとなります。
相手の立場になってメールを作成することが、良好なビジネス関係を築く第一歩です。
まとめ
「添付にて送付いたします」はビジネスメールで欠かせないフレーズのひとつです。
正しい意味や使い方、類似表現との違い、ビジネスマナーを理解したうえで使うことで、相手に信頼されるメールが作成できます。
本記事でご紹介したポイントや例文をぜひ参考に、状況に応じて適切な表現を選択してください。
丁寧かつ分かりやすいメールで、ビジネスコミュニケーションをより円滑に進めていきましょう。
| 用語 | 意味・使い方 |
|---|---|
| 添付にて送付いたします | メールにファイルを付けて送る際の丁寧な表現。ビジネスメールで多用される。 |
| 添付いたします | やや簡潔な表現。資料の添付のみを伝えたい場合に。 |
| 送付いたします | 資料や書類の送付全般で使える。方法が不明確な場合も。 |
| ご確認ください | 内容を確認してほしいときに添える。 |
| ご査収ください | 重要書類の受領時など、より丁寧に受け取りを促す場合に。 |
