折り返しご連絡いたしますの意味・正しい使い方と注意点【ビジネス例文付き】

ビジネスメールや電話でよく使われる「折り返しご連絡いたします」。
このフレーズの意味や正しい使い方、注意点を知ることで、より円滑なコミュニケーションが可能になります。
本記事では、「折り返しご連絡いたします」の基礎から応用まで、詳しく解説します。

ビジネスシーンでの印象や、他の表現との違いも押さえて、ワンランク上の対応力を身につけましょう。

「折り返しご連絡いたします」の意味と基本的な使い方

まずは「折り返しご連絡いたします」という言葉の意味や、どのような場面で使うのが適切なのかを解説します。

「折り返しご連絡いたします」とは何か？

「折り返しご連絡いたします」とは、相手からの連絡や問い合わせに対して、後ほど自分から改めて連絡することを約束する表現です。
ビジネスの電話応対やメールで頻繁に使われる定型句であり、すぐに回答できない場合や、確認が必要な場合に用いられます。

例えば、担当者が不在の際や、内容を確認してから返答したい時に、「ただいま担当者が席を外しておりますので、折り返しご連絡いたします」と伝えることで、誠実な対応を示すことができます。
この表現は、相手に「必ず後で連絡する」という安心感を与える役割も果たします。

どんな場面で使うのが適切か

「折り返しご連絡いたします」は、主にビジネスシーンで使われますが、特に即答できない場合や、確認・調整が必要な時に用いられることが多いです。
例えば、顧客からの問い合わせ内容が自分の担当外であったり、上司や他部署に確認しなければならない場合に、「折り返しご連絡いたします」と伝えることで、一旦その場での回答を保留し、後ほどきちんと対応する意思を示せます。

また、電話だけでなくメールでも同様に使うことができ、「ご質問の件につきましては、確認のうえ折り返しご連絡いたします」といった形で用いられます。
このように、相手に不安を与えず、丁寧な印象を与えるための重要なフレーズです。

「折り返しご連絡いたします」の正しい敬語表現

「折り返しご連絡いたします」は、謙譲語と丁寧語が組み合わさった正しい敬語表現です。
「ご連絡いたします」は「連絡する」の謙譲語であり、相手に対して丁寧な印象を与えます。
「折り返し」は「再度」「後ほど」という意味を持ち、ビジネスシーンでのやり取りに適しています。

ただし、より丁寧に伝えたい場合は「折り返しご連絡させていただきます」や「折り返しご連絡申し上げます」といった表現も使われます。
しかし、過度な敬語はかえって不自然になることもあるため、相手や状況に応じて使い分けることが大切です。

「折り返しご連絡いたします」を使う際の注意点

便利なフレーズですが、使い方を間違えると信頼を損なうことも。
ここでは、注意すべきポイントや、より良い使い方を紹介します。

約束したら必ず連絡することが大前提

「折り返しご連絡いたします」と伝えた場合、必ず自分から連絡を入れることが大前提です。
この約束を守らないと、相手からの信頼を大きく損なうことになります。

特にビジネスの現場では、「折り返しご連絡いたします」と言ったまま放置することは絶対に避けましょう。
もし連絡が遅れる場合や、確認に時間がかかる場合は、その旨を一度連絡するのが誠実な対応です。

「折り返し」のタイミングは明確に伝える

「折り返しご連絡いたします」とだけ伝えると、相手は「いつ連絡が来るのか」と不安になることがあります。
そのため、できるだけ「本日中に」「明日までに」など、具体的なタイミングを伝えることが望ましいです。

例えば、「本日中に折り返しご連絡いたします」「明日午前中までにご連絡いたします」といった形で、相手の不安を解消し、信頼感を高めることができます。

他の表現との違いと使い分け

「折り返しご連絡いたします」と似た表現に「後ほどご連絡いたします」「改めてご連絡いたします」などがあります。
これらはほぼ同じ意味で使われますが、「折り返し」は主に電話応対で使われることが多いのが特徴です。

一方で、「後ほど」「改めて」はメールや口頭でのやり取り全般に使われる傾向があります。
状況や相手に合わせて、最適な表現を選ぶことが大切です。

ビジネスシーンでの「折り返しご連絡いたします」の使い方例

実際のビジネス現場でどのように使われているのか、具体的な例文やシチュエーションを紹介します。

電話応対での使い方

電話応対では、「担当者が不在の場合」や「すぐに回答できない場合」に「折り返しご連絡いたします」と伝えるのが一般的です。
例えば、「担当の者がただいま席を外しておりますので、戻り次第、折り返しご連絡いたします」といった形で使います。

この際、相手の連絡先や希望する連絡時間を確認することも重要です。
「ご都合のよろしいお時間はございますか？」と付け加えることで、より丁寧な対応となります。

メールでの使い方

メールの場合は、「お問い合わせいただきありがとうございます。内容を確認のうえ、折り返しご連絡いたします」といった形で使います。
この表現は、返信までに時間がかかる場合や、調査・確認が必要な場合に便利です。

また、「〇〇については確認のうえ、明日中に折り返しご連絡いたします」と具体的な期限を明記すると、より信頼感が高まります。

社内連絡や取引先とのやり取りでの注意点

社内のやり取りや取引先との連絡でも「折り返しご連絡いたします」はよく使われますが、相手との関係性や状況に応じて表現を調整することが大切です。
例えば、上司や目上の方には「折り返しご連絡申し上げます」とさらに丁寧な表現を使うこともあります。

また、取引先には「ご連絡が遅くなり申し訳ございません。折り返しご連絡いたします」と、一言お詫びを添えるとより丁寧な印象を与えます。

まとめ

「折り返しご連絡いたします」は、ビジネスシーンで非常に重要なフレーズです。
正しい意味や使い方を理解し、状況に応じて適切に使い分けることで、信頼されるビジネスパーソンを目指しましょう。

また、約束した連絡は必ず守る、具体的なタイミングを伝えるなど、細やかな配慮が大切です。
「折り返しご連絡いたします」を上手に使いこなして、円滑なコミュニケーションを実現してください。