伝えておきます」の正しい敬語表現と丁寧な言い換え・NG例まとめ

ビジネスシーンでよく使われる「伝えておきます」という表現。
一見丁寧に聞こえますが、実は敬語としては不十分な場合もあります。
本記事では、「伝えておきます」の正しい意味や使い方、注意点について詳しく解説します。
これを読めば、より適切な敬語表現を身につけることができるでしょう。

「伝えておきます」を使う際のポイントや、より丁寧な言い換え表現も紹介します。
ビジネスメールや会話で自信を持って使えるように、ぜひ最後までご覧ください。

「伝えておきます」とは？意味と基本的な使い方

まずは「伝えておきます」という言葉の意味や、どのような場面で使われるのかを解説します。
この表現の基本を押さえることで、誤った使い方を防ぐことができます。

「伝えておきます」は、「あなたの要件やメッセージを、他の人に伝えることを約束します」という意味で使われます。
主に、上司や同僚、取引先からの依頼や伝言を受けた際に返答として用いられることが多いです。

「伝えておきます」の語源と一般的な使い方

「伝えておきます」は、「伝える」という動詞に「おきます」という補助動詞がついた表現です。
「おきます」は「前もって行動しておく」というニュアンスを持ち、「今後のために伝達しておく」という意味になります。

たとえば、「部長にこの件を伝えておきます」といった形で、「依頼された内容を責任を持って伝える」という意志を示すことができます。
日常会話でも使われますが、ビジネスではより丁寧な表現が求められる場面も多いです。

ビジネスシーンでの「伝えておきます」の使い方

ビジネスシーンでは、上司や取引先など目上の人に対して「伝えておきます」と返答することがあります。
しかし、この表現は敬語としてはややカジュアルな印象を与えるため、目上の方や重要な相手には注意が必要です。

たとえば、社外の取引先から「この件を部長に伝えてください」と依頼された場合、
「かしこまりました。部長にお伝えいたします」といった、より丁寧な言い換えが適切です。
社内の同僚や部下に対しては「伝えておきます」でも問題ありませんが、相手やシーンに応じて使い分けることが大切です。

「伝えておきます」の敬語としての位置づけ

「伝えておきます」は、丁寧語の一種ですが、尊敬語や謙譲語には該当しません。
そのため、相手への敬意を十分に表現したい場合は、より丁寧な敬語表現に言い換える必要があります。

たとえば、「お伝えいたします」「申し伝えます」「ご連絡申し上げます」などが、
ビジネスシーンでよく使われる丁寧な敬語表現です。
「伝えておきます」は、ややフランクな印象を与えるため、使い方を誤ると失礼になる可能性があることを覚えておきましょう。

「伝えておきます」をより丁寧に言い換える方法

ビジネスで「伝えておきます」を使う際、より丁寧な表現に言い換えることで、相手に好印象を与えることができます。
ここでは、具体的な言い換え例や使い分けのポイントを紹介します。

敬語表現を正しく使い分けることで、信頼感や誠実さを伝えることができるため、ぜひ参考にしてください。

「お伝えいたします」「申し伝えます」などの言い換え例

「伝えておきます」をより丁寧に言い換える場合、「お伝えいたします」が最も一般的です。
「お伝えいたします」は、謙譲語を用いた表現であり、自分がへりくだることで相手への敬意を示すことができます。

また、「申し伝えます」も非常に丁寧な表現です。
「申し伝える」は「伝える」の謙譲語であり、特に重要な相手やフォーマルな場面で使われます。
「ご連絡申し上げます」も同様に、丁寧な敬語表現としてビジネスメールなどでよく使われます。

使い分けのポイントと注意点

「伝えておきます」は、同僚や部下など比較的近い関係の相手には問題なく使えますが、
目上の人や取引先には、「お伝えいたします」「申し伝えます」などの表現を選ぶことが望ましいです。

また、メールや書面でのやり取りでは、より丁寧な表現を心がけましょう。
口頭での会話でも、相手や状況に応じて適切な敬語を選ぶことで、ビジネスマナーの向上につながります。

実際のビジネスシーンでの使い方例

たとえば、上司から「この資料を部長に渡しておいて」と依頼された場合、
「かしこまりました。部長にお伝えいたします」と返答するのが適切です。
また、取引先から「ご要望を上司に伝えてください」と言われた場合も、
「承知いたしました。上司に申し伝えます」と返すことで、より丁寧な印象を与えることができます。

このように、相手や状況に応じて敬語表現を使い分けることが、円滑なコミュニケーションの鍵となります。

「伝えておきます 敬語」の正しい使い方とNG例

「伝えておきます」を敬語として使う際、どのような点に注意すべきか、
また避けるべきNG例についても解説します。

間違った使い方をしてしまうと、相手に不快感を与えたり、信頼を損なうこともあるため、
正しい使い方を身につけておきましょう。

正しい使い方のポイント

「伝えておきます」を使う際は、相手との関係性や状況をよく考えることが重要です。
同僚や部下に対しては問題ありませんが、目上の人や取引先には、
「お伝えいたします」「申し伝えます」など、より丁寧な敬語表現を選ぶようにしましょう。

また、メールや書面では、「かしこまりました」「承知いたしました」などのクッション言葉を添えることで、
より丁寧な印象を与えることができます。

NG例とその理由

たとえば、取引先や上司に対して「伝えておきます」とだけ返答するのは、
やや無愛想で、敬意が足りない印象を与えてしまうため避けましょう。
また、メールで「伝えておきます」とだけ書くと、
「本当に伝えてくれるのか」「責任感が感じられない」と思われることもあります。

このような場合は、「かしこまりました。〇〇様にお伝えいたします」といった、
丁寧な表現を心がけることが大切です。

より良い印象を与えるためのコツ

「伝えておきます」を使う際は、相手の立場や状況を考慮し、適切な敬語表現を選ぶことがポイントです。
また、伝言を預かった際には、「必ずお伝えいたします」「責任を持って申し伝えます」など、
責任感や誠意を伝える一言を添えると、より信頼される対応となります。

ビジネスシーンでは、相手への配慮やマナーが評価されるため、
日頃から敬語表現を意識して使い分けることが大切です。

まとめ

「伝えておきます 敬語」は、ビジネスシーンで頻繁に使われる表現ですが、
相手や状況によっては、より丁寧な敬語表現に言い換えることが求められます。

「お伝えいたします」「申し伝えます」などの表現を使い分けることで、
相手に敬意や誠意を伝えることができ、信頼関係の構築にもつながります。
正しい敬語の使い方を身につけ、ビジネスコミュニケーションをより円滑に進めましょう。