納品書の保管期間は何年？法律と管理ポイントを徹底解説

2026年2月28日

ビジネスシーンで頻繁に登場する「納品書」。
この納品書には、法律や実務上の「保管期間」が定められています。
本記事では、納品書の保管期間の意味や、なぜ保管が必要なのか、正しい管理方法までを徹底解説します。
納品書の扱いに迷ったとき、ぜひ参考にしてください。

納品書の保管期間を正しく理解し、トラブルを未然に防ぎましょう。
ビジネスパーソンなら知っておきたい知識を、分かりやすくお伝えします。

納品書の保管期間とは？

納品書の保管期間とは、納品書を一定期間保存しておく義務や目安のことを指します。
これは主に税務や会計、法的なトラブル防止のために必要とされるものです。

納品書は、商品やサービスの納品を証明する重要な書類です。
取引先とのやり取りや、後日の確認、税務調査などで必要になる場合があります。
そのため、定められた期間は必ず保管することが求められます。

日本の法律では、商法や税法に基づき、納品書を含む取引関係書類の保管期間が定められています。
法人の場合、納品書は通常7年間の保管が義務付けられています。
これは会社法や法人税法に基づくもので、万が一の税務調査や監査に備えるためです。

個人事業主の場合も同様に、納品書は7年間の保管が原則とされています。
ただし、青色申告の場合や特定の条件下では保管期間が異なることもあるため、注意が必要です。

納品書の保管は、単なる義務ではありません。
税務調査や会計監査の際に、納品書が証拠書類として求められることが多いため、正しく保管することが重要です。
また、取引先とのトラブルや納品内容の確認が必要になった場合にも、納品書が役立ちます。

納品書を紛失してしまうと、取引の証明ができなくなり、信頼関係の損失や法的リスクが発生する可能性もあります。
そのため、保管期間を守ることはビジネスの基本といえるでしょう。

納品書は紙で受け取ることが多いですが、電子データとして保存することも認められています。
電子帳簿保存法の要件を満たせば、スキャンやPDFでの保存も可能です。
ただし、保存方法によっては、検索性や改ざん防止措置などの条件を満たす必要があります。

紙の納品書は、湿気や火災、紛失に注意して保管しましょう。
また、保管期間が過ぎた納品書は、個人情報や機密情報の漏洩を防ぐため、適切に廃棄処理を行うことが大切です。

納品書の保管期間については、実務上さまざまな疑問が生じます。
ここでは、よくある質問とその回答を詳しく解説します。

疑問を解消して、納品書の管理をよりスムーズに行いましょう。

保管期間が終了した納品書は、速やかに廃棄して問題ありません。
ただし、廃棄する際は、個人情報や取引情報が漏れないよう、シュレッダーや溶解処理など適切な方法で処分しましょう。
また、電子データの場合も、完全に削除することが重要です。

保管期間を過ぎても、特別な事情がある場合は、念のため一定期間保管を延長するケースもあります。
例えば、取引先との未解決のトラブルがある場合などは、状況に応じて判断しましょう。

納品書と請求書は、どちらも取引に関する重要書類ですが、保管期間は基本的に同じ7年間です。
ただし、書類の性質や用途が異なるため、管理方法や保存場所を分けておくと、後日の確認がスムーズになります。

また、契約書や領収書など、他の書類と一緒に管理する場合も、保管期間を統一しておくと便利です。
一元管理できるシステムやファイルを活用するのもおすすめです。

電子帳簿保存法に対応した保存方法を選ぶことが大切です。
電子データで納品書を保管する場合、タイムスタンプの付与や検索機能の確保、改ざん防止措置など、法的要件を満たす必要があります。

また、システム障害やデータ消失に備えて、バックアップを定期的に取ることも重要です。
電子保存のメリットを活かしつつ、リスク管理も徹底しましょう。

納品書の保管期間を正しく守るには、いくつかのポイントがあります。
ここでは、実務で役立つ管理方法や注意点を詳しくご紹介します。

日々の業務に取り入れて、効率的な書類管理を目指しましょう。

納品書を保管する際は、年度ごとや取引先ごとにファイリングし、ラベリングを徹底することが大切です。
どの書類がいつのものか一目で分かるようにしておくと、後から探す手間が省けます。

また、ファイルやボックスには保管開始日と廃棄予定日を記載しておくと、保管期間の管理がしやすくなります。
定期的に見直しを行い、不要な書類は適切に処分しましょう。

納品書の保管期間や管理方法について、社内で明確なルールを定めておくことが重要です。
担当者が変わっても一貫した管理ができるよう、マニュアルやチェックリストを作成しましょう。

また、定期的な研修や情報共有を行い、全社員がルールを理解し守れる体制を作ることもポイントです。
トラブル防止や業務効率化につながります。

紙の納品書を電子化することで、保管スペースの削減や検索性の向上といったメリットがあります。
スキャナーや専用ソフトを活用し、電子データとして一元管理するのもおすすめです。

ただし、電子化する場合は、法的要件やセキュリティ対策を十分に確認しましょう。
システムの選定や運用ルールの整備も忘れずに行うことが大切です。

納品書の保管期間は、ビジネスにおいて非常に重要なルールです。
法律や実務上の要件を正しく理解し、適切な管理を心がけましょう。

保管期間を守ることで、税務調査やトラブル時にも安心して対応できます。
日々の業務に役立つ知識として、ぜひ本記事の内容を参考にしてください。