領収書日付なしは違法？正しい対応とリスク・対策を徹底解説

ビジネスシーンや日常生活でよく目にする「領収書」。
しかし、時には「領収書」という状況に遭遇することがあります。
このような領収書はどんな意味を持ち、どのようなリスクや注意点があるのでしょうか。
本記事では、「領収書」の正しい知識や使い方、トラブルを防ぐためのポイントを詳しく解説します。

領収書の基本を押さえつつ、日付が記載されていない場合の具体的な対応策まで、分かりやすくご紹介します。
ビジネスパーソンだけでなく、個人で経費精算や確定申告を行う方にも役立つ内容です。

領収書 日付なしの基礎知識

領収書は、金銭の受け渡しがあったことを証明する重要な書類です。
通常、領収書には「発行日（取引日）」が明記されている必要がありますが、時折「日付なし」の領収書が発行されることがあります。
このような領収書は、どのような意味を持ち、どんな場面で発生するのでしょうか。

ここでは、領収書に日付が記載されていない場合の基本的な知識や、なぜ日付が抜けてしまうのか、その背景について詳しく解説します。

領収書に日付が必要な理由

領収書に日付が必要な理由は、取引がいつ行われたかを証明するためです。
日付が記載されていないと、いつ支払いが行われたのか分からず、経理処理や税務申告の際に大きな問題となります。
特にビジネスシーンでは、経費の計上時期や消費税の申告時期など、日付の正確な記載が求められます。

また、税務調査や監査の際にも、日付のない領収書は証拠書類として認められない場合が多いため、注意が必要です。
日付の記載は、領収書の信頼性を担保するための基本的なルールといえるでしょう。

なぜ領収書に日付が記載されていないことがあるのか

領収書に日付が記載されていない理由としては、発行者の記入漏れや、受取人から「日付を空欄にしてほしい」と依頼されるケースが挙げられます。
後者の場合、経費の計上時期を調整したいなどの意図があることも考えられますが、これは不適切な行為です。

また、領収書の発行システムや手書きの場合に、うっかり日付を記載し忘れることもあります。
どのような理由であれ、日付のない領収書は正式な証明書類としての効力が大きく損なわれるため、必ず日付を記載することが求められます。

領収書 日付なしがもたらすリスク

「領収書 日付なし」の状態は、さまざまなリスクを伴います。
まず、経費精算や確定申告の際に、証拠書類として認められない可能性が高いです。
そのため、会社の経理担当者や税理士から差し戻しを受けることがあります。

また、税務調査や監査が入った場合、日付のない領収書は「架空取引」や「二重計上」などの不正を疑われる原因となります。
最悪の場合、経費として認められず、追加課税やペナルティの対象となることもあるため、注意が必要です。

領収書 日付なしの正しい対応方法

もし領収書に日付が記載されていなかった場合、どのように対応すればよいのでしょうか。
ここでは、ビジネスシーンや個人での正しい対処法を詳しくご紹介します。

トラブルを未然に防ぐためにも、正しい知識を身につけておきましょう。

発行元に日付の記入を依頼する

最も基本的な対応は、領収書の発行元に日付の記入を依頼することです。
受け取った時点で日付が抜けている場合は、その場で記入をお願いしましょう。
もし後日気付いた場合でも、発行元に連絡し、日付を追記してもらうことが大切です。

この際、訂正印や再発行が必要な場合もあるため、発行元の指示に従いましょう。
日付の記載がないまま経理処理を進めることは避けてください。

自分で日付を記入してもよいのか

領収書に自分で日付を記入することは、原則として認められていません。
なぜなら、領収書は発行者が記載するべき公式な書類だからです。
自分で書き加えた場合、証拠書類としての信頼性が損なわれるだけでなく、不正行為とみなされるリスクもあります。

どうしても日付が必要な場合は、必ず発行元に依頼し、正式な方法で記入してもらいましょう。
自分で記入することは避け、正しい手順を守ることが重要です。

日付なし領収書の取り扱いに関する注意点

日付のない領収書を受け取った場合、経理や税務処理の際には絶対に使用しないことが鉄則です。
また、会社の経理規定や税務署の指導に従い、適切な対応を心がけましょう。

どうしても日付が記載できない場合は、領収書以外の証拠書類（請求書や振込明細など）を併用することも検討しましょう。
ただし、これらも日付の記載が必要なため、証拠力が弱まることを理解しておく必要があります。

ビジネスシーンにおける領収書 日付なしの使い方

ビジネスの現場では、領収書の管理や処理が日常的に行われています。
「領収書 日付なし」が発生した場合、どのように対応すればよいのでしょうか。
ここでは、ビジネスパーソンとして知っておくべきポイントを詳しく解説します。

正しい知識を持つことで、トラブルを未然に防ぎ、信頼される経理処理が可能となります。

経費精算時の注意点

経費精算の際、日付のない領収書は原則として受理されません。
経理担当者は、日付が記載されているか必ず確認し、不備があれば差し戻すことが求められます。
また、従業員側も領収書を受け取る際に日付の有無をチェックし、不足があればその場で修正を依頼しましょう。

経費精算のルールを徹底することで、後々のトラブルや不正防止につながります。
日付の記載は、経費処理の信頼性を高めるための基本です。

税務調査や監査への備え

税務調査や監査が入った場合、日付のない領収書は証拠書類として認められないことがほとんどです。
そのため、日常的に領収書の管理を徹底し、不備があればすぐに対応する体制を整えておくことが重要です。

また、経理システムや帳簿との突合も行い、日付の整合性を確認しておきましょう。
これにより、万が一の調査時にも自信を持って対応できます。

社内規定やマニュアルの整備

ビジネスシーンでは、領収書の取り扱いに関する社内規定やマニュアルを整備することが大切です。
日付の記載漏れがあった場合の対応方法や、再発行の手順などを明文化しておくことで、従業員全体の意識向上につながります。

また、定期的な研修や周知活動を行い、領収書の正しい取り扱いを徹底しましょう。
これにより、組織全体でのリスク管理が強化されます。

まとめ

「領収書 日付なし」は、ビジネスや個人の経理処理において大きなリスクを伴うものです。
日付の記載は、領収書の信頼性を担保するために欠かせない要素であり、証拠書類としての効力を持たせるためにも必ず必要です。

もし日付のない領収書を受け取った場合は、発行元に速やかに記入を依頼し、正しい手順で対応しましょう。
ビジネスシーンでは、社内規定やマニュアルの整備も重要です。
正しい知識と対応力を身につけ、トラブルのない経理処理を心がけましょう。