領収書の控えとは？意味・役割・正しい書き方と保存方法を徹底解説

2026年2月26日

ビジネスシーンや日常生活でよく耳にする「領収書」。
この言葉の正しい意味や使い方、そして保存のポイントについて、詳しく解説します。
領収書の控えをしっかり管理することで、トラブル防止や経理業務の効率化にもつながります。

領収書控えの基本的な意味と役割

領収書控えとは、領収書を発行した側が自分の記録として手元に残しておく書類のことを指します。
通常、領収書は商品やサービスの代金を受け取った証明として発行されますが、その際に発行者が同じ内容の控えを保管しておくことで、後日の確認や会計処理がスムーズになります。

領収書の控えは、発行した領収書の写しやカーボンコピー、または複写式の伝票の下部に残るものが一般的です。
これにより、どのような取引があったのかを後からでも正確に把握できるため、経理や税務調査の際にも大きな役割を果たします。

領収書は、商品やサービスの代金を受け取った証明としてお客様に渡す書類です。
一方で控えは、発行者が自分のために残しておく記録用の書類です。
この違いを正しく理解しておかないと、経理処理や税務申告の際に混乱が生じることがあります。

例えば、領収書を発行した後に控えを紛失してしまうと、どのような取引があったのかを証明できなくなる可能性があります。
そのため、領収書の控えは必ず適切に保管することが重要です。

領収書の控えは、法人・個人事業主ともに税務上の理由から一定期間保存する義務があります。
一般的には、7年間の保存が推奨されており、これは税務調査が行われる際に過去の取引を証明するためです。

保管方法としては、紙のままファイリングする方法や、スキャンして電子データとして保存する方法があります。
どちらの場合も、日付や取引内容がはっきり分かるように整理しておくことが大切です。

ビジネスの現場では、領収書控えの管理が非常に重要です。
たとえば、経費精算や売上管理、税務申告の際に、控えが正しく残っていないと、取引の証明ができずトラブルになることもあります。

また、従業員が経費を立て替えた場合なども、領収書の控えを会社側でしっかり管理しておくことで、経費の二重請求や不正を防ぐことができます。
このように、ビジネスシーンでは領収書控えの存在が信頼性や透明性の確保に直結しています。

領収書の控えを作成する際には、いくつかのポイントに注意が必要です。
正しい作り方や注意点を押さえておくことで、後々のトラブルを未然に防ぐことができます。

領収書の控えを作る最も一般的な方法は、複写式伝票を利用することです。
複写式伝票は、記入した内容が自動的に控えにも写るため、記載ミスや記録漏れを防ぐことができます。

手書きで領収書を作成する場合は、控えにも同じ内容を正確に記載することが大切です。
特に、金額・日付・宛名・取引内容などの記載事項は必ず一致させるようにしましょう。

近年では、領収書の控えも電子化が進んでいます。
スキャナーやスマートフォンで領収書を撮影し、電子データとして保存することで、紛失リスクを減らし、検索や管理も容易になります。

ただし、電子化する場合も、元の領収書と同じ内容が正確に記録されているか確認し、必要に応じてバックアップを取ることが重要です。
また、電子帳簿保存法などの法令に沿った保存方法を選ぶことも忘れないようにしましょう。

万が一、領収書の控えを紛失してしまった場合は、できるだけ早く取引先や関係者に連絡し、再発行や内容の確認を依頼しましょう。
また、紛失の経緯や対応内容を記録しておくことで、後日のトラブル防止につながります。

再発行が難しい場合は、取引の事実を証明できる他の書類（請求書や振込明細など）を活用し、できる限り証拠を残しておくことが大切です。
このような事態を防ぐためにも、日頃から控えの管理を徹底しましょう。

領収書控えについては、実際の現場でさまざまな疑問や悩みが生じます。
ここでは、よくある質問とその正しい対応方法を詳しく解説します。

領収書控えは、法律で明確に義務付けられているわけではありませんが、税務調査や経理処理の観点から必須と言えます。
控えがないと、過去の取引内容を証明できず、トラブルや税務上のリスクが高まります。

特に法人や個人事業主の場合、領収書控えをきちんと残しておくことで、信頼性のある経営が可能になります。
日常的に控えを作成・保管する習慣を身につけましょう。

控えの内容に誤りが見つかった場合は、訂正印を押して正しい内容に修正しましょう。
修正液や二重線での訂正は避け、必ず訂正の経緯が分かるように記録を残すことが大切です。

また、修正後の内容が領収書本体と一致しているかも必ず確認しましょう。
これにより、後日のトラブルを未然に防ぐことができます。

個人で領収書を発行する機会は少ないかもしれませんが、フリマアプリや個人取引などで領収書を発行した場合も控えを残しておくことが望ましいです。
これにより、取引の証明やトラブル時の対応がスムーズになります。

また、個人事業主や副業をしている場合は、経費管理や確定申告の際に控えが役立つため、積極的に控えを作成・保管しましょう。

領収書控えは、ビジネスだけでなく日常の取引でも重要な役割を果たします。
正しい意味や使い方、保存方法を理解し、しっかり管理することで、トラブル防止や経理業務の効率化が実現します。

これからも領収書控えの重要性を意識し、安心・安全な取引を心がけましょう。
日々の小さな積み重ねが、信頼されるビジネスや生活につながります。