明細書と領収書の違いを徹底解説｜意味や使い分けをわかりやすく解説

2026年2月26日

ビジネスシーンや日常生活でよく目にする「明細書」と「領収書」。
似ているようで実は大きな違いがあるこの2つの書類について、意味や使い方、違いをわかりやすく解説します。
この記事を読めば、もう迷うことなく正しく使い分けられるようになります。

それぞれの特徴や、ビジネスでの正しい取り扱い方も詳しくご紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。

明細書とは？その意味と役割を解説

明細書は、取引内容や購入した商品・サービスの詳細を記載した書類です。
ビジネスの現場では、請求書や納品書と一緒に発行されることも多く、取引の透明性を保つために欠かせません。

明細書は「何を」「いくつ」「いくらで」購入したのかを明確に示す役割があり、購入者と販売者の間で認識のズレが生じないようにするための重要な書類です。

明細書には、取引日、商品名やサービス名、数量、単価、合計金額などが細かく記載されます。
また、発行者や受取人の情報、取引番号なども含まれることが一般的です。
明細書は金銭の受領証明ではなく、あくまで取引内容の詳細を示す書類である点に注意しましょう。

例えば、会社で備品を購入した際には、どの商品がいくつ購入されたかを明細書で確認できます。
この明細書をもとに、経費精算や在庫管理を行うことが多いです。

ビジネスシーンでは、明細書は経理処理や会計監査の際に重要な役割を果たします。
経費精算や社内報告の際に、明細書を添付することで、取引の正確性や透明性を証明できます。

また、取引先とのトラブル防止にも役立ちます。
万が一、請求内容に疑問が生じた場合でも、明細書を確認すれば、どのような取引があったのかをすぐに把握できます。

明細書は、会計処理や税務調査の際に必要となる場合があるため、一定期間しっかりと保管することが重要です。
特に法人の場合、法定保存期間が定められているため、社内ルールに従って管理しましょう。

また、明細書は金銭の受領証明にはならないため、領収書と混同しないように注意が必要です。

領収書は、「金銭を受け取ったこと」を証明するための書類です。
商品やサービスの代金を支払った際に、販売者やサービス提供者が発行します。

ビジネスだけでなく、日常の買い物や各種支払いでも広く使われている書類です。

領収書には、受領日、受領金額、支払者名、発行者名、取引内容（但し書き）などが記載されます。
領収書は税務処理や経費精算の際に、支払いの証拠として非常に重要です。

また、領収書には印紙税がかかる場合があるため、金額や発行方法にも注意が必要です。

ビジネスの現場では、経費精算や会計処理の際に領収書の提出が求められます。
領収書がなければ、経費として認められない場合もあるため、必ず受け取るようにしましょう。

また、領収書は税務調査の際にも重要な証拠書類となります。
取引先や顧客に発行する場合は、記載内容に誤りがないよう十分注意しましょう。

領収書は、税務上の証拠書類として一定期間保管する義務があります。
紛失や破損を防ぐため、専用のファイルやデジタル管理を活用することがおすすめです。

また、領収書の再発行は原則できないため、受け取ったらすぐに内容を確認し、大切に保管しましょう。

明細書と領収書は、どちらも取引に関する重要な書類ですが、その役割や使い方には明確な違いがあります。
ここでは、両者の違いをわかりやすく比較してみましょう。

明細書は「取引内容の詳細」を示し、領収書は「金銭の受領証明」を示すという点が最大の違いです。

以下の表で、明細書と領収書の主な違いをまとめました。
それぞれの特徴をしっかり理解して、正しく使い分けましょう。