取り次ぐとは？意味・使い方と電話やビジネスでの例文・敬語表現

「取り次ぐ」という言葉は、ビジネスシーンや日常会話でよく耳にする表現です。
しかし、その意味や正しい使い方については意外と曖昧なまま使われていることも多いのではないでしょうか。
この記事では、「取り次ぐ」の意味や使い方、ビジネスでの具体的な活用方法などを詳しく解説します。
正しい使い方を身につけて、ワンランク上のコミュニケーションを目指しましょう。

「取り次ぐ」の基本的な意味

「取り次ぐ」とは、ある人や物事の間に立って、情報や物品、要件などを伝えたり、仲介したりする行為を指します。
ビジネスシーンでは特に、電話や来客の応対でよく使われる言葉です。
例えば、「担当者にお取り次ぎいたします」というフレーズは、相手の要件を担当者に伝えてつなぐという意味になります。

また、日常生活でも「荷物を取り次ぐ」や「伝言を取り次ぐ」など、誰かの代わりに何かを伝える・渡すという場面で使われます。
このように、単に「伝える」だけでなく、「間に立って橋渡しをする」というニュアンスが含まれているのが特徴です。

「取り次ぐ」と「伝える」の違い

「伝える」は、単純に情報やメッセージを相手に知らせる行為を指します。
一方、「取り次ぐ」は、相手と相手をつなぐ仲介役としての役割が強調されます。
例えば、電話で「伝えておきます」と言う場合は、内容を相手に知らせるだけですが、「取り次ぎます」と言う場合は、実際に相手に電話をつなぐ、または担当者に直接会わせるなど、より積極的な橋渡しの意味合いがあります。

この違いを理解して使い分けることで、より正確で丁寧なコミュニケーションが可能になります。
特にビジネスシーンでは、相手の意図や状況に応じて適切な表現を選ぶことが重要です。

「取り次ぐ」の語源と歴史

「取り次ぐ」は、日本語の古語「取り継ぐ」に由来しています。
この言葉は、もともと「取り持つ」「仲介する」という意味で使われていました。
時代が進むにつれて、人と人、物と物の間をつなぐ役割として定着し、現代でも広く使われています。

特に商取引や流通の分野では、「取り次ぎ業者」「取り次ぎ店」などの形で、商品やサービスを消費者に届ける中間業者を指すこともあります。
このように、「取り次ぐ」は単なる言葉以上に、社会のさまざまな場面で重要な役割を果たしてきた歴史があります。

日常生活での「取り次ぐ」の使い方

日常生活でも「取り次ぐ」はよく使われます。
例えば、宅配便の荷物を家族に取り次ぐ、友人の伝言を別の友人に取り次ぐなど、誰かの代わりに何かを伝えたり渡したりする場面で活躍します。

この場合も、単に「伝える」や「渡す」だけでなく、間に立って橋渡しをするという意識を持つことが大切です。
正しい使い方を意識することで、より丁寧で信頼されるコミュニケーションが実現します。

ビジネスシーンにおける「取り次ぐ」の使い方

ビジネスの現場では、「取り次ぐ」は非常に重要な役割を果たします。
特に電話応対や来客対応など、社内外のコミュニケーションで頻繁に登場します。
ここでは、ビジネスシーンでの「取り次ぐ」の使い方や注意点について詳しく解説します。

電話応対での「取り次ぐ」

ビジネスの電話応対では、「担当者にお取り次ぎいたします」「○○にお取り次ぎいたしますので、少々お待ちください」といったフレーズがよく使われます。
この場合、「取り次ぐ」は、相手の要件を正確に把握し、適切な担当者につなぐという意味合いがあります。

また、担当者が不在の場合は「ただいま担当者が席を外しておりますので、戻り次第お取り次ぎいたします」と伝えることで、相手に安心感を与えることができます。
このように、電話応対での「取り次ぐ」は、信頼されるビジネスパーソンとしての基本スキルの一つです。

来客対応での「取り次ぐ」

来客があった際にも「取り次ぐ」はよく使われます。
「担当者にお取り次ぎいたしますので、こちらでお待ちください」と案内することで、お客様を丁寧に対応しつつ、社内の担当者にスムーズに引き継ぐことができます。

また、来客の要件や訪問目的を事前に確認し、必要な情報を担当者に伝えることも「取り次ぐ」の大切な役割です。
このような配慮が、会社全体の信頼感や印象向上につながります。

メールや書類の「取り次ぐ」

ビジネスでは、メールや書類のやり取りでも「取り次ぐ」が使われます。
例えば、「この書類を○○部長にお取り次ぎ願います」と依頼する場合、書類や情報を適切な相手に届ける仲介役としての役割を担います。

この際、内容を正確に伝えることや、必要な補足情報を添えることが重要です。
ビジネス文書やメールでの「取り次ぐ」は、信頼される事務処理能力の証でもあります。

「取り次ぐ」を使う際の注意点とポイント

「取り次ぐ」は便利な言葉ですが、使い方を間違えると誤解を招くこともあります。
ここでは、正しい使い方や注意すべきポイントについて解説します。

相手の要件を正確に把握する

「取り次ぐ」際には、相手の要件や伝えたい内容を正確に理解することが大切です。
例えば、電話や来客の場合、相手が何を求めているのか、どの担当者が適切なのかをしっかり確認しましょう。

また、要件を正しく伝えないと、誤解やトラブルの原因になることもあります。
丁寧なヒアリングと確認を心がけましょう。

丁寧な言葉遣いを心がける

ビジネスシーンで「取り次ぐ」を使う際は、敬語や丁寧な表現を意識しましょう。
「お取り次ぎいたします」「おつなぎいたします」など、相手に配慮した言い回しが好印象を与えます。

また、相手を待たせる場合は「少々お待ちください」と一言添えることで、より丁寧な対応となります。
ビジネスマナーの一環として、言葉遣いにも気を配ることが大切です。

情報の正確な伝達を意識する

「取り次ぐ」際には、情報を正確かつ簡潔に伝えることが求められます。
例えば、伝言や書類を取り次ぐ場合、内容を簡潔にまとめて担当者に伝えることで、業務の効率化につながります。

また、必要な情報が漏れないように注意し、分からない点があれば必ず確認しましょう。
正確な伝達が、信頼されるビジネスパーソンへの第一歩です。

まとめ

「取り次ぐ」という言葉は、人と人、情報と情報をつなぐ大切な役割を持っています。
ビジネスシーンだけでなく、日常生活でも幅広く使われる表現です。

正しい意味や使い方を理解し、相手に配慮した丁寧な対応を心がけることで、より円滑なコミュニケーションが実現します。
「取り次ぐ」を上手に活用して、信頼される人間関係を築いていきましょう。