留意事項とは？意味や例文・注意点を徹底解説【ビジネス用語集】

ビジネスシーンや日常会話でよく目にする「留意事項」という言葉。
本記事では「留意事項とは何か？」という基本から、正しい使い方や注意点、関連語との違いなどを、やさしく・詳しく解説します。
「留意事項」を使う際のポイントや、例文も交えてご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

留意事項とは｜意味や定義をわかりやすく解説

まず、「留意事項」とは何かを明確にしていきましょう。
この言葉は、ビジネス文書や学校の案内、お知らせなどでもよく使われる表現です。
「留意事項」とは、物事を進めるうえで特に注意しておくべき点や、心にとめておくべき項目のことを指します。

「注意事項」と似ていますが、ニュアンスの違いも存在します。
この章では、意味や定義を掘り下げていきます。

「留意」の意味と語源

「留意」とは、「心にとどめて気をつけること」「意識しておくこと」を意味します。
「留」は“とめる”、“意”は“こころ”という意味を持ちます。
つまり「留意」とは、単なる注意や警戒を超えて、常に意識し続けるというニュアンスがあるのです。
ビジネス文書や案内文で「留意事項」と書かれていた場合、それは「この点を念頭に置いて行動してください」という暗黙の指示を含んでいます。

日常生活ではあまり使われませんが、職場や公式な場では非常に多用される表現です。
相手に丁寧に配慮を伝えたい時、または指示をやわらかく伝えたい時に使われます。

「留意事項」と「注意事項」の違い

似ているようで微妙な違いがある「留意事項」と「注意事項」。
ビジネス上で混同されがちですが、それぞれ使い分けが求められる場面があります。
「注意事項」は、具体的な危険やミスを防ぐための直接的な警告を意味します。
一方「留意事項」は、トラブルを避けるための心構えや配慮すべきポイントを示します。

例えば、「注意事項」は「この機械には手を触れないでください」など具体的な禁止や警告のニュアンスが強いです。
「留意事項」は「作業時には安全確認を心掛けましょう」といった、意識や配慮を促す内容が多いのが特徴です。

「留意事項」のビジネスシーンでの使い方

「留意事項」は、ビジネス文書やメール、会議のアジェンダ、報告書など、さまざまな場面で登場します。
会議招集メールには「当日の留意事項」として持参物や集合時間が記載されることがあります。
また、プロジェクト進行中の注意点や重要事項をまとめて、関係者に共有する際にも「留意事項」という見出しが使われます。

ビジネスでは相手に配慮をもって伝えるべき内容や、必ず目を通してほしいポイントを「留意事項」としてまとめることで、伝達漏れや誤解を防ぐ効果があります。
書き方としては、「下記の留意事項をご確認ください」や「本件に関する留意事項は以下の通りです」などが一般的です。

留意事項の例文と具体的な使い方

「留意事項」を実際にどう使えばよいのか、例文を交えて詳しくご紹介します。
どのような場面でどんな言い回しが適切なのかを知ることで、正しく・スマートに使いこなせるようになります。

ビジネスメールでの例文

ビジネスメールでは、注意喚起や事前案内として「留意事項」を使うことが多いです。
たとえば、社内研修や会議の案内メールで以下のように記載します。

例文：「研修当日の留意事項を下記に記載いたしますので、ご一読くださいますようお願い申し上げます。」
このように、丁寧な表現を心がけつつ、相手に必ず目を通してもらいたい事項は「留意事項」として箇条書きにして伝えるのがビジネスの基本です。

案内文・掲示物での使い方

社内掲示や学校の案内文、イベントのお知らせなど、公式な案内でも「留意事項」はよく使われます。
例えば、イベント参加者に向けて「会場内での留意事項」を掲示する場合、次のようにまとめられることが多いです。

例文：「会場内では以下の留意事項を守ってご参加ください。」
この後に具体的な項目（飲食禁止、携帯電話の使用制限など）を箇条書きで記載します。
文章を書く際は、相手に負担をかけすぎない表現にすることがポイントです。

口頭での使い方・ニュアンス

口頭で「留意事項」を伝える場合は、ややフォーマルな印象になります。
ビジネスミーティングやプレゼンテーションの最後に、「それでは最後に、本案件の留意事項を共有いたします」といった形で使われます。

口頭の場合も、相手に配慮し丁寧に伝えることが大切です。
「ご不明点があればご質問ください」など、最後に一言添えると、相手に安心感を与えることができます。

留意事項を使う際の注意点とポイント

「留意事項」は便利な表現ですが、使い方にはいくつか注意すべきポイントがあります。
適切な場面で正しく使うことで、信頼されるビジネスパーソンになれます。

具体的かつ簡潔にまとめる

「留意事項」は、ただ羅列するだけでは意味が十分に伝わらないことがあります。
相手にとって必要な内容を、具体的かつ簡潔にまとめることが大切です。

例えば「時間厳守」だけでなく、「〇時までに会場にお越しください」と明記することで、より伝わりやすくなります。
また、長すぎる文章は避け、箇条書きや番号を使って分かりやすく整理しましょう。

相手やシーンに応じて使い分ける

「留意事項」はビジネスシーンで使うのが基本ですが、相手が一般の方や子供の場合は、よりやさしい表現（例：「気をつけてほしいこと」など）に置き換えた方が親切です。
また、緊急性や危険性が高い場合は「注意事項」を選ぶなど、状況に応じて使い分けることが重要です。

受け手が内容をしっかり理解し、すぐに実行できるよう工夫することが信頼される伝達のコツです。

丁寧な言い回しを心がける

「留意事項」は、言い方によっては命令的な印象を与えてしまうこともあります。
ビジネスでは、相手に配慮をもって伝えることが大切です。

例：「ご確認いただきますようお願いいたします」「ご協力のほどよろしくお願いいたします」など、丁寧なフレーズを添えると好印象です。
相手の立場や状況に配慮し、柔らかく伝えましょう。

「留意事項」と関連する用語・類語

「留意事項」と混同しやすい関連語や類語、それぞれの違いや使い分けについても詳しく見ていきましょう。

注意事項／禁止事項との違い

「注意事項」は、先述の通り、危険やミス防止のための警告的な意味合いが強いです。
一方「禁止事項」は、「絶対にしてはいけないこと」を明確に示します。

「留意事項」はあくまで“意識してほしいこと”や“気をつけるべき点”であるため、命令や強制ではありません。
シーンや用途によって正しく使い分けましょう。

ご留意ください／ご注意くださいの使い方

ビジネスメールや案内文では、「ご留意ください」「ご注意ください」という表現がよく使われます。
「ご留意ください」は、少しやわらかい印象で、「意識してもらえれば」というニュアンスを含みます。

「ご注意ください」は、より直接的かつ強い警告や指示です。
相手や状況にあわせて、適切なフレーズを選びましょう。

その他の関連表現（配慮事項・心得など）

「配慮事項」は、相手への思いやりや気遣いを伝える場合に使われます。
「心得」は、行動の指針や心構えとして示されるポイントです。

どちらも「留意事項」と似た場面で用いられますが、「留意事項」は実務的なポイント、「配慮事項」は人間関係やマナー、「心得」はその場での信条といった違いがあります。

まとめ｜留意事項の正しい使い方とポイント

「留意事項とは」、物事を進める上で特に意識しておくべきポイントや心構えを伝える重要なビジネス用語です。
「注意事項」とはニュアンスや使い方が異なり、丁寧に配慮しつつ伝えることが求められます。

具体的で分かりやすい記載、相手やシーンに応じた表現、丁寧な言い回しを心がけることで、相手からの信頼も高まります。
ビジネスメールや案内文、口頭でのコミュニケーションでも正しく使い分け、円滑なやりとりを目指しましょう。