ビジネスメールやチャットでよく見かける「上記の件承知しました」という表現。
この言葉、実は使い方やニュアンスを正しく理解している人は意外と少ないものです。
この記事では、上記の件承知しましたの正しい意味や使い方、類似表現との違い、メール例文などを詳しく解説します。
ビジネスシーンにおいて適切なコミュニケーションを図るために、ぜひ参考にしてください。
上記の件承知しましたとは？
「上記の件承知しました」は、ビジネスメールなどで頻繁に使われる言葉です。
主に相手の指示や依頼、連絡事項に対して「内容を確認し、理解しました」と伝えるための表現となります。
とても丁寧でフォーマルな印象を与えやすい言い回しであり、社内外問わず幅広く用いられます。
しかし、誤った場面やニュアンスで使うと、相手に冷たい印象や形式的な印象を与えてしまう場合もあります。
正しい意味や用法をしっかり押さえておくことが大切です。
「承知」の意味とニュアンス
「承知」とは、目上の人や取引先などに対して「理解し、受け入れました」という謙譲語の一種です。
単なる「知りました」や「分かりました」よりも、相手への敬意を含んだ丁寧な表現になります。
例えば、上司や取引先からの依頼メールなどに対して、「上記の件承知しました」と返信することで、
「ご指示いただいた内容をしっかり確認し、納得しました」という誠実な態度を表現することができます。
「上記の件」とは何を指すのか
「上記の件」とは、メールや書面の中で、すでに記載されている内容や話題のことを指します。
つまり、「このメールの上のほうで述べている内容について理解しました」という意味合いです。
具体的には、相手からの指示事項や回答、連絡内容など、主にすぐ前の文脈に出てきた事項をまとめて表現できます。
そのため、やりとりが複数件に及ぶ場合は、どの件について「承知」したのかを明確にしておくとより丁寧です。
「上記の件承知しました」の使い方と注意点
「上記の件承知しました」は、主に以下のような場面で使われます。
・上司や取引先からの業務指示に対する返信
・会議や打ち合わせ後の議事録に対する応答
・資料送付や確認事項など、連絡事項への返事
ただし、注意したいのは、「承知しました」だけでは行動を約束する意味にはならないということです。
「内容を確認した」ことは伝わりますが、「対応する」「実行する」までのニュアンスは含まれていません。
したがって、実際に作業などを行う場合は、「承知しました。○○を進めます」など、
次のアクションを明記するとより親切です。
「上記の件承知しました」類語・言い換え表現
ビジネスメールでは、毎回同じ表現を使うと機械的な印象になってしまうものです。
さりげなく表現を言い換えることで、より柔らかく、また相手に親しみやすい印象を与えることができます。
「承知しました」と「了解しました」の違い
「承知しました」と似た表現に「了解しました」があります。
どちらも「内容を理解した」という意味ですが、ビジネスシーンにおいては、「承知しました」の方がより丁寧でフォーマルです。
「了解しました」は、目上の人への返答としてはややカジュアルな印象を持たれる場合があります。
取引先や社外の相手、上司には「承知しました」を使うのが無難です。
「かしこまりました」との使い分け
「かしこまりました」は、さらに敬意を込めた謙譲表現です。
特に接客業やサービス業ではよく使われ、お客様対応などで好まれる表現となります。
ただし、メールや文書上ではやや仰々しく感じる場合もありますので、
相手との関係性や状況によって「承知しました」と「かしこまりました」を使い分けると良いでしょう。
その他の類語・言い換え例
「上記の件、拝受いたしました」や「ご連絡いただいた件につきまして、承知いたしました」など、
さらに丁寧なニュアンスを加えたい場合は、言い回しを工夫することもおすすめです。
また、「上記の内容、確認いたしました」「ご指示の件、受領いたしました」など、
具体的な内容やアクションを明記することで、より相手に安心感を与えられます。
ビジネスメールでの具体的な使い方・例文
「上記の件承知しました」は、ビジネスメールやチャットでどのように使えば良いのでしょうか。
ここでは、実際のメール例文や応用パターン、注意点を詳しく解説します。
基本的なメール例文
件名：打合せ日程の件
〇〇様
いつもお世話になっております。
本日ご連絡いただきました打合せ日程について、上記の件承知しました。
当日よろしくお願いいたします。
このように、相手の連絡事項をきちんと受け取り、理解したことを丁寧に伝える使い方が一般的です。
具体的なアクションを追記する例
単に「承知しました」だけでは冷たい印象になる場合もあります。
そのため、具体的な行動や次の予定を追記することで、より親切かつビジネスライクな文面に仕上がります。
例：
上記の件承知しました。
資料は本日中に送付いたしますので、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
注意したいNG例と対策
「上記の件承知しました」だけを短く送ると、事務的すぎる・冷たい印象を持たれることも。
特に目上の方や初対面の相手には、挨拶やお礼の言葉を加えることで、より丁寧なメールとなります。
NG例：
上記の件承知しました。
対策例：
ご連絡いただき、ありがとうございます。
上記の件、確かに承知いたしました。今後ともよろしくお願いいたします。
「上記の件承知しました」の正しい使い方まとめ
「上記の件承知しました」は、ビジネスシーンでとても便利な表現ですが、使い方や言い換え、相手への配慮を意識することが大切です。
意味やニュアンス、具体的な用例をしっかり押さえて、より円滑なビジネスコミュニケーションを実現しましょう。
毎回同じ表現を繰り返すのではなく、状況や相手に合わせて言い換えたり、
アクションやお礼の言葉を添えることで、さらに信頼されるビジネスパーソンを目指せます。
| 用語 | 意味・使い方 | 注意点・補足 |
|---|---|---|
| 上記の件承知しました | メールや書面で述べられた内容について、理解し受け入れたことを伝える丁寧な表現 | 事務的になりすぎないよう、挨拶やアクションの明記を添えると好印象 |
| 承知しました | 「理解しました」「分かりました」の謙譲語。目上や取引先向け | 「了解しました」よりも丁寧。より敬意を示したい場合は「かしこまりました」 |
| 上記の件 | メールや文書の直前に記載された内容や話題 | 複数件ある場合は、どの件か明確にすることで誤解を防げる |
