ご辞退の旨、承知いたしました 返信｜正しい敬語と使い方を徹底解説

ビジネスメールや冠婚葬祭など、さまざまなシーンで「ご辞退の旨、承知いたしました 返信」という表現を目にすることがあります。
このフレーズは、相手からの辞退の連絡に対して、丁寧かつ適切に返信する際に用いられます。
今回は、この表現の意味や正しい使い方、返信文例、注意点などを詳しく解説します。

ビジネスパーソンとして知っておきたいマナーや、自然な返信のコツを身につけて、より円滑なコミュニケーションを目指しましょう。

ご辞退の旨、承知いたしました 返信とは

「ご辞退の旨、承知いたしました 返信」とは、相手から何かの申し出や招待などを丁重に断られた場合、その辞退の意向を理解し、正式に受け取ったことを伝える返信の表現です。
ビジネスメールやフォーマルなやりとりでよく使われます。

このフレーズは、相手の辞退を尊重しつつ、感謝や理解の気持ちを伝えるために重要な役割を果たします。
特に、丁寧な言葉遣いが求められる場面では欠かせません。

「ご辞退の旨」の意味と使われ方

「ご辞退の旨」とは、「辞退するという意向・内容」という意味です。
「旨」は「内容」や「趣旨」という意味を持ち、フォーマルな日本語表現として使われます。
例えば、仕事の依頼や式典の招待などに対して、相手が「今回は辞退させていただきます」と連絡してきた際、それを受けて「ご辞退の旨、承知いたしました」と返信するのが一般的です。

このように、「ご辞退の旨」は、相手の辞退の意向を丁寧に受け止めるニュアンスを持ち、ビジネスの場ではよく用いられる定型表現です。

「承知いたしました」の敬語レベル

「承知いたしました」は、「承知する（知る・理解する）」の謙譲語「承知いたす」をさらに丁寧にした表現です。
ビジネスメールや目上の方への返信でよく使われ、相手の発言や意向を謙虚に受け止めたことを表現する敬語です。

「承知しました」よりもさらに丁寧で、「かしこまりました」よりややフォーマルな印象を与えます。

使い分けのポイントとしては、より改まった場面や、目上の方への返信などで「承知いたしました」を使うと、誠実な印象を与えることができます。

使用されるシーンと適切な場面

「ご辞退の旨、承知いたしました」は、会社間のやり取り、社内の正式な連絡、冠婚葬祭の招待状への返信、イベントや会合の出欠確認など、フォーマルな場面で使用されます。
カジュアルな場ではやや堅苦しい印象になるため、TPOを見極めて使うことが大切です。

また、ビジネスメールや書面での返信にはぴったりですが、電話や口頭で使う場合はやや不自然になることがあります。
状況に応じて、他の表現「ご意向、確かに承りました」などを使い分けるとよいでしょう。

ご辞退の旨、承知いたしました 返信の正しい使い方

ここでは、実際にどのように「ご辞退の旨、承知いたしました」を返信文に使うか、ポイントや注意点、便利な文例を紹介します。

基本の返信文例と構成

「ご辞退の旨、承知いたしました」を使った返信文の基本構成は、宛名→お礼→辞退の意向を受け取ったことの表明→今後の関係維持や配慮の言葉→結びの流れが一般的です。
例えば、ビジネスの会議招待を辞退された場合の返信文例は以下の通りです。

〇〇様
この度はご丁寧なご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ご辞退の旨、承知いたしました。
また次の機会にご一緒できることを楽しみにしております。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

このように、相手への感謝や配慮の気持ちも添えることで、より丁寧で誠実な印象となります。

返信時の注意点とマナー

「ご辞退の旨、承知いたしました」と返信する際は、相手の都合や立場を思いやる姿勢が大切です。
辞退の理由を詮索したり、無理に理由を尋ねたりするのはマナー違反となるため避けましょう。
また、返信が遅れないようできるだけ早く返信することもビジネスマナーとして重要です。

加えて、相手の辞退を責めたり、失望の感情を露骨に表現しないよう注意が必要です。
「またの機会を楽しみにしております」など、前向きな言葉を添えることで、今後の関係を良好に保つことができます。

メール・書面・口頭での使い分け

「ご辞退の旨、承知いたしました」は、メールや書面での返信が最も一般的です。
文章として残るやりとりや、改まった場面での返信に適しています。
電話や口頭の場合は、「ご辞退とのこと、確かに承りました」など、やや砕けた表現が自然です。

また、FAXや手紙などでも使えますが、状況や相手との関係性に応じて、適切な表現を選ぶことが求められます。
いずれの場合も、敬意と配慮を持った言葉遣いを心がけましょう。

ご辞退の旨、承知いたしました 返信の類語・言い換え表現

「ご辞退の旨、承知いたしました」以外にも、似た意味や使い方のできる表現があります。
場面や相手に合わせてうまく使い分けることで、より柔軟なコミュニケーションが可能になります。

主な類語・バリエーション

「ご辞退の旨、承知いたしました」と同じ意味合いで使える表現には、「ご意向、確かに承りました」「ご連絡、拝受いたしました」「ご都合、承知いたしました」などがあります。
これらは、相手の意向を丁寧に受け取ったことを伝える際に便利です。

さらに、「ご辞退のご連絡、ありがとうございます」など、感謝の意をよりストレートに伝える言い回しも使えます。

使い分けのポイント

「ご辞退の旨、承知いたしました」は最もフォーマルで、改まった場面や目上の方への返信に最適です。
一方、「ご意向、確かに承りました」や「ご都合、承知いたしました」は、やや柔らかい印象を与え、相手との距離が近い場合や、カジュアルなビジネスシーンで使われます。

相手や状況に合わせて、「承知いたしました」「承りました」「拝受いたしました」などを使い分けると、より自然で丁寧な印象を与えることができます。

避けたほうがよい表現

「ご辞退、残念です」「なぜ辞退されたのですか？」のように、相手の事情を詮索したり、ネガティブな感情を表現する言い回しは避けましょう。
また、「わかりました」「了解しました」は、目上の方への返信やフォーマルな場面にはふさわしくありません。

「ご辞退の旨、承知いたしました」やその類語を使い、相手の意向を尊重することが、社会人としての信頼につながります。

ご辞退の旨、承知いたしました 返信のよくある質問

最後に、「ご辞退の旨、承知いたしました 返信」に関する疑問や、間違いやすいポイントをまとめます。

「ご辞退の旨、承知いたしました」は失礼にならない？

この表現は、丁寧な敬語表現であり、ビジネスやフォーマルな場で使っても問題ありません。
逆に、相手を気遣う姿勢を示せるため、積極的に使いたいフレーズです。
ただし、語気が強くならないよう、感謝や配慮の言葉も添えるとより好印象です。

また、メールの件名や冒頭に使うよりは、本文の中で「ご辞退の旨、承知いたしました」と自然に盛り込むのが一般的です。

返信は必ず必要？

ビジネスシーンでは、相手からの辞退連絡に対して必ず返信をするのがマナーです。
返信がないと、相手がきちんと辞退の連絡を受け取ってもらえたか不安に思う可能性があります。

返信のタイミングは、できるだけ早く、遅くとも当日中には行いましょう。

他に気を付けるポイントは？

返信の際は、誤字脱字や宛名の間違い、失礼な表現がないか必ず確認しましょう。
また、相手が辞退したことを責めず、今後の良好な関係を願う前向きな言葉を添えることも大切です。

「またの機会を心よりお待ちしております」「今後ともよろしくお願いいたします」など、前向きな締めくくりで好印象を与えましょう。

まとめ

「ご辞退の旨、承知いたしました 返信」は、相手の辞退を丁寧に受け止め、感謝や配慮を伝えるための大切な敬語表現です。
ビジネスメールや冠婚葬祭など、フォーマルな場面で幅広く使われています。

正しい使い方やマナーを身につけておくことで、円滑なコミュニケーションと信頼関係の構築につながります。
ぜひこの記事を参考に、適切なタイミングと表現で「ご辞退の旨、承知いたしました 返信」を活用してください。